"Das dokumentiere ich später noch."
Diesen Gedanken kennen vermutlich die meisten Hebammen.
Der Hausbesuch ist beendet, die nächste Familie wartet bereits und zwischendurch klingelt das Telefon. Eine Wöchnerin hat noch eine Rückfrage, eine Schwangere möchte kurz etwas abklären und der Kalender ist ohnehin voll. Wenn am Abend endlich etwas Ruhe einkehrt, wartet oft noch die Dokumentation.
Dabei gehört sie nicht in den Feierabend. Dokumentation begleitet jede Betreuung und istdamit genauso Teil Ihrer Arbeit wie das Gespräch, die Untersuchung oder die Beratung. Sie hält nicht nur Leistungen fest, sondern schafft die Grundlage für eine sichere, nachvollziehbare und kontinuierliche Begleitung von Mutter und Kind.
Festgehalten werden alle relevanten Informationen, Beobachtungen, Maßnahmen und Ergebnisse. Dokumentation ist dabei nicht nur eine wichtige Grundlage für eine sichere Betreuung, sondern auch verpflichtend. Die Berufsordnungen der Länder sehen für Hebammen eine Dokumentationspflicht vor. Zusätzlich ergeben sich aus dem Hebammenhilfevertrag konkrete vertragliche Anforderungen – beispielsweise zur Dokumentation im Mutterpass und im Kinderuntersuchungsheft. Entscheidend ist, dass die Einträge vollständig, nachvollziehbar und zeitnah erfolgen. Nur so können Sie die Qualität der Betreuung sichern, die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsberufen erleichtern und im Bedarfsfall rechtliche Sicherheit geben.
Warum eine gute Dokumentation so wichtig ist
Eine sorgfältige Dokumentation erfüllt mehrere Aufgaben gleichzeitig. Sie hilft Ihnen im Arbeitsalltag und sorgt dafür, dass der Verlauf der Betreuung auch später nachvollziehbar bleibt.
Qualität sichern
Eine vollständige Dokumentation macht Entwicklungen und Entscheidungen nachvollziehbar und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen. So schafft sie eine verlässliche Grundlage für die weitere Betreuung.
Betreuung lückenlos fortführen
Sind mehrere Hebammen beteiligt oder wird eine Vertretung übernommen, sorgt die Dokumentation für eine gemeinsame Informationsgrundlage. So kann die Betreuung ohne Informationsverlust fortgeführt werden.
Zusammenarbeit erleichtern
Eine strukturierte Dokumentation unterstützt die Zusammenarbeit mit Ärztinnen, Ärzten, Kliniken und weiteren Gesundheitsberufen, da wichtige Informationen schnell und nachvollziehbar verfügbar sind.
Rechtliche Sicherheit schaffen
Hebammen sind durch die jeweiligen Berufsordnungen der Länder zur Dokumentation verpflichtet. Auch der Hebammenhilfevertrag enthält konkrete Anforderungen an die Dokumentation, unter anderem im Mutterpass und im Kinderuntersuchungsheft. Bei späteren Rückfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen zeigt die Dokumentation, welche Beobachtungen, Maßnahmen und Empfehlungen festgehalten wurden.
Zudem müssen Hebammen ihre Dokumentation mindestens zehn Jahre aufbewahren und dabei die gesetzlichen Anforderungen beachten.
Dokumentieren – direkt während des Hausbesuchs
Dass die Dokumentation möglichst direkt während des Hausbesuchs erfolgen sollte, ist keine neue Empfehlung. Auch der Deutsche Hebammenverband (DHV) empfiehlt dieses Vorgehen.
Der Grund ist einfach: Direkt nach einem Gespräch oder einer Untersuchung sind alle Details noch präsent. Beobachtungen, Absprachen oder Besonderheiten müssen später nicht mühsam aus der Erinnerung rekonstruiert werden.
Viele Hebammen haben die Dokumentation deshalb fest in ihren Hausbesuch integriert. Während sie den aktuellen Stand dokumentieren, entsteht gleichzeitig noch einmal Raum für offene Fragen.
Zum Beispiel:
„Während ich die Dokumentation vervollständige und den aktuellen Stand festhalte, können Sie gern noch einmal überlegen, ob Sie noch Fragen haben oder ob wir etwas besprechen sollten.“
So wird die Dokumentation nicht als Unterbrechung wahrgenommen, sondern als selbstverständlicher Bestandteil des Hausbesuchs.
Ein wichtiger Punkt gerät dabei leicht in Vergessenheit: Die Dokumentation während des Hausbesuchs gehört zur vergüteten Leistung. Sie ist Teil des Hausbesuchs und muss deshalb nicht nach Feierabend erledigt werden.
Dokumentation und Leistungserfassung: Was ist der Unterschied?
Im Alltag werden Dokumentation und Leistungserfassung häufig in einem Schritt erledigt. Trotzdem erfüllen beide unterschiedliche Aufgaben.
Die Dokumentation beschreibt den Betreuungsverlauf. Sie hält fest, was beobachtet, besprochen und durchgeführt wurde.
Die Leistungserfassung bildet dagegen die Grundlage dafür, dass Ihre erbrachten Leistungen später vollständig abgerechnet werden können.
Beides gehört eng zusammen. Denn nur Leistungen, die dokumentiert und erfasst werden, können später vollständig berücksichtigt werden.
Weg vom Gedächtnisprotokoll
„Das trage ich später nach.“
Was im ersten Moment nach einer Kleinigkeit klingt, wird im Alltag schnell zur Herausforderung. Nach mehreren Hausbesuchen verschwimmen Details: Wann begann der Termin? Welche Besonderheiten haben Sie beobachtet? Welche Empfehlung haben Sie ausgesprochen? Gab es zwischendurch noch eine telefonische Beratung?
Je mehr Zeit zwischen Betreuung und Dokumentation vergeht, desto größer wird das Risiko, dass Informationen verloren gehen oder ungenau werden. Aus einer zeitnahen Dokumentation wird schnell ein Gedächtnisprotokoll.
Deshalb lohnt es sich, die Dokumentation direkt während des Hausbesuchs abzuschließen. So bleibt der Betreuungsverlauf vollständig und nachvollziehbar – ohne später einzelne Erinnerung zusammensetzen zu müssen.
Die fünf Minuten, die leicht vergessen werden
Nicht nur Hausbesuche gehören zur Betreuung. Auch telefonische Beratungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit – sei es eine kurze Rückfrage in der Schwangerschaft, eine Unsicherheit im Wochenbett oder eine organisatorische Abstimmung.
Gerade weil diese Gespräche oft nur wenige Minuten dauern und keine Unterschrift der Patientin benötigen, gehen sie im hektischen Alltag leicht unter.
Wer sie direkt dokumentiert, sorgt dafür, dass der Betreuungsverlauf vollständig bleibt und die Leistung später auch bei der Abrechnung berücksichtigt werden kann.
Ähnlich verhält es sich mit Uhrzeiten. Direkt nach dem Hausbesuch sind Beginn und Ende des Termins noch präsent. Stunden später lässt sich das oft nur noch schwer rekonstruieren.
Digitale Dokumentation kann den Alltag erleichtern
Wie Sie dokumentieren – auf Papier oder digital –, können Sie grundsätzlich selbst entscheiden. Die Dokumentation selbst ist jedoch verpflichtend.
Viele Hebammen entscheiden sich heute für eine digitale Lösung, weil sie ihre Arbeitsabläufe einfacher organisieren möchten. Dokumentation und Leistungserfassung lassen sich an einem Ort erledigen, Informationen stehen jederzeit zur Verfügung und Notizen können direkt festgehalten werden.
Mit myhebrech können Sie Ihre Dokumentation bereits während des Hausbesuchs erstellen. Auch telefonische Beratungen oder kurze Notizen lassen sich sofort erfassen, bevor sie im hektischen Alltag in Vergessenheit geraten. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die Eingabe und unterstützt Sie dabei, Ihre Unterlagen sicher aufzubewahren.
Fazit
Dokumentation ist kein zusätzlicher Arbeitsschritt nach dem Hausbesuch, sondern ein verpflichtender und fester Bestandteil der Betreuung.
Wer Beobachtungen, Maßnahmen und Leistungen direkt dokumentiert, schafft eine verlässliche Grundlage für die weitere Betreuung, erleichtert die spätere Abrechnung und sorgt dafür, dass wichtige Informationen auch nach längerer Zeit nachvollziehbar bleiben.
Auch wenn der Berufsalltag oft wenig Raum lässt: Eine gute Dokumentationsroutine kostet im Moment ein paar Minuten, spart später aber häufig Zeit und organisatorischen Aufwand. Und sie gibt Sicherheit – für die Hebamme ebenso wie für die Familien, die sie begleitet.
