Elektronisches
Genehmigungsverfahren in der häuslichen Pflege

egeko Care: So wird aus Papier ein digitaler Prozess

Genehmigungen gehören zum Alltag jedes Pflegedienstes. Sie sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass verordnungspflichtige Leistungen von den Kostenträgern übernommen werden und die Versorgung der Klient:innen zuverlässig sichergestellt werden kann.

In der Praxis ist der Genehmigungsprozess jedoch häufig noch mit viel Papier, manuellen Arbeitsschritten und langen Wartezeiten verbunden. Anträge werden vorbereitet, Unterlagen zusammengestellt, per Post, Fax oder E-Mail verschickt und anschließend nachverfolgt. Rückfragen oder fehlende Informationen führen schnell zu Verzögerungen.

Für Pflegedienste bedeutet das: zusätzlicher Verwaltungsaufwand, weniger Transparenz im Prozess und nicht selten Unsicherheit darüber, wann eine Genehmigung vorliegt. Besonders herausfordernd: Nicht selten müssen Leistungen bereits erbracht werden, obwohl die Genehmigung der Krankenkasse noch aussteht. Das erschwert die Planung, bindet personelle Ressourcen und sorgt für zusätzliche Unsicherheit im Arbeitsalltag.

Genau hier setzt das elektronische Genehmigungsverfahren an. Mit egeko Care lassen sich Genehmigungsprozesse digital abbilden, strukturiert bearbeiten und direkt an die Krankenkassen übermitteln.

Was ist das elektronische Genehmigungsverfahren?

Das elektronische Genehmigungsverfahren digitalisiert den Austausch zwischen Leistungserbringer:innen und Krankenkassen. Statt Genehmigungsanträge analog zu versenden und manuell nachzuhalten, können Pflegedienste ihre Anträge elektronisch einreichen und den Bearbeitungsstatus digital verfolgen.

Für viele Pflegedienste ist das ein wichtiger Schritt, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen. Denn gerade in der Pflege zählt jede Entlastung im Büro. Je klarer und digitaler Abläufe organisiert sind, desto weniger Zeit geht für Rückfragen, Nachverfolgung und doppelte Dokumentation verloren.

Mit egeko Care wird der Genehmigungsprozess übersichtlicher: Anträge können digital erstellt, übermittelt und verwaltet werden. So behalten Pflegedienste besser im Blick, welche Vorgänge bereits eingereicht wurden, wo noch Rückmeldungen fehlen und welche Genehmigungen vorliegen.

Wie funktioniert das elektronische Genehmigungsverfahren mit egeko Care?

egeko Care unterstützt Pflegedienste dabei, Genehmigungen digital abzuwickeln. Die Lösung führt Schritt für Schritt durch den Prozess und hilft dabei, relevante Informationen strukturiert zu erfassen.

Listenansicht über alle Vorgänge

Damit Pflegedienste auch bei vielen Genehmigungsvorgängen den Überblick behalten, bietet egeko Care verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten. Vorgänge können zum Beispiel nach Datum, Kostenträger, Versichertendaten oder Status gefiltert werden. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Anträge noch offen sind, welche bereits bearbeitet wurden und wo gegebenenfalls Handlungsbedarf besteht.

Zusätzlich lassen sich Vorgänge gezielt über die Vorgangsnummer oder die egeko-Nummer suchen. Das erleichtert die schnelle Zuordnung einzelner Anträge und spart Zeit in der täglichen Verwaltung.

Leistungsempfänger anlegen

Ist ein:e Leistungsempfänger:in angelegt, kann der dazugehörige Genehmigungsvorgang direkt weiterbearbeitet werden. So entsteht ein klarer digitaler Ablauf: von der Erfassung der Personendaten über die Antragstellung bis hin zur Rückmeldung der Krankenkasse. Die Pflichtfelder sind hierbei mit Sternchen markiert.

Verordnung Muster 12 zum Anlegen digital abgebildet

Die Erfassung der Verordnung ist in egeko Care chronologisch genauso aufgebaut, wie bei Muster 12. Dadurch bleibt der Ablauf für Pflegedienste nachvollziehbar und orientiert sich an einer bekannten Struktur.

Wurden Leistungsempfänger:innen zuvor bereits angelegt, können sie bei der Verordnungserfassung einfach ausgewählt werden. Die hinterlegten Daten werden anschließend automatisch übernommen und in die Erfassung geladen. Das reduziert doppelte Eingaben und macht den Prozess deutlich einfacher.

Verordnung beim Kostenträger einreichen

Verordnungen können jederzeit zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden. Sobald der Antrag vollständig ist, wird er digital an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Anschließend erhält der Vorgang den Status „Verschickt“.

Im nächsten Schritt wartet egeko Care auf die Rückmeldung der Krankenkasse. Grundsätzlich haben die Kassen bis zu drei Wochen Zeit für ihre Reaktion. In vielen Fällen erfolgt diese mit dem elektronischen Genehmigungsverfahren jedoch bereits innerhalb weniger Stunden, sodass der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit transparent nachvollzogen werden kann.

Antrag teilgenehmigt oder abgelehnt

Über die integrierte Nachrichtenfunktion können Pflegedienste direkt mit dem jeweiligen Kostenträger zu einer konkreten Verordnung kommunizieren. Der gesamte Nachrichtenverlauf wird übersichtlich dokumentiert und lässt sich bei Bedarf filtern. So bleiben Rückfragen und Antworten jederzeit nachvollziehbar.

Liegt eine Genehmigung vor, kann diese – je nach Krankenkasse – direkt aus egeko Care heraus ausgedruckt werden.

Wie lässt sich egeko Care in bestehende Systeme einbinden?

Ein großer Vorteil von egeko Care ist die Möglichkeit, die Lösung in bestehende Softwareumgebungen einzubinden. Pflegedienste müssen ihre gewohnten Abläufe nicht vollständig neu denken, sondern können egeko Care je nach vorhandener Systemlandschaft integrieren.

egeko Care ist bereits in verschiedenen Softwarelösungen tiefenintegriert, darunter: eva/3 viva!, od | care, HyCare, CareOline und MD Ambulant von Medifox DAN.

Wird egeko Care direkt aus einer kompatiblen Software heraus genutzt, können Genehmigungsprozesse besonders komfortabel in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden. Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden und der Prozess bleibt dort verankert, wo Pflegedienste ohnehin täglich arbeiten.

Alternativ kann egeko Care auch über die egeko-Oberfläche genutzt werden. Diese Variante eignet sich für Betriebe, die keine direkte Integration in ihre Branchensoftware nutzen oder zunächst unabhängig von ihrem bestehenden System mit dem elektronischen Genehmigungsverfahren starten möchten.

Beide Wege verfolgen dasselbe Ziel: Genehmigungen digitaler, übersichtlicher und effizienter zu gestalten.

Warum lohnt sich der Umstieg auf ein digitales Genehmigungsverfahren?

Viele Pflegedienste arbeiten beim Genehmigungsverfahren noch analog. Das ist vertraut, aber oft aufwendig. Papierbasierte Prozesse kosten Zeit, erschweren die Übersicht und machen es schwieriger, Vorgänge zuverlässig nachzuverfolgen.

Mit egeko Care können Pflegedienste diesen Prozess Schritt für Schritt digitalisieren. Das schafft mehr Klarheit im Alltag und entlastet die Verwaltung. Besonders hilfreich ist dabei die digitale Übersicht über laufende und abgeschlossene Vorgänge.

Für Pflegedienste bedeutet das:

mehr Transparenz im Genehmigungsprozess
weniger manueller Aufwand bei Einreichung und Nachverfolgung
bessere Übersicht über offene, laufende und abgeschlossene Anträge
ein digitaler Prozess, der sich in viele bestehende Softwarelösungen integrieren lässt

Gerade für Betriebe, die bisher noch analog arbeiten, kann egeko Care ein sinnvoller Einstieg in digitalere Verwaltungsprozesse sein.

egeko Care kennenlernen

Sie möchten wissen, wie egeko Care in Ihrem Pflegedienst eingesetzt werden kann? Dann lassen Sie sich beraten und erfahren Sie, welche Möglichkeiten für Ihre bestehende Softwareumgebung bestehen.

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