Erfolgreiche Projektumsetzung des Imageverfahrens mit DAVASO
Die opta data Finance GmbH setzt die papierlose Abrechnung im „Imageverfahren“ (auch „ImageLink“) mittlerweile seit 2018 mit vielen Verfahrenspartnern um.
Jetzt hat sie diesen Schritt auch gemeinsam mit der DAVASO GmbH, als Rechnungsprüfstelle für Krankenkassen, vollziehen können.
Ausgangspunkt: Die papiergebundene Abrechnung
Die Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer nach §302 SGB V/§105 SGB XI erfolgt bislang per Datenträgeraustauschverfahren (DTA) und papierbasierten Abrechnungsunterlagen. Im Rahmen des DTA-Verfahrens müssen Abrechnungsunterlagen von opta data auf dem Postweg zur Rechnungsprüfstelle DAVASO versendet werden. Dort werden die Posteingangs- und Digitalisierungsprozesse gestartet, um auf dieser Grundlage die Rechnungsprüfung durchzuführen.
Um diesen papiergebundenen Abrechnungsweg zu optimieren und die DAVASO als neuen Verfahrenspartner zu gewinnen, hatten sich beide Seiten in dem gemeinsamen Projekt zum Ziel gesetzt, das in den technischen Anlagen des GKV-Spitzenverbands als optionales Abrechnungsverfahren aufgenommene Imageverfahren in die Umsetzung zu bringen.
Abrechnung nach dem Imageverfahren
Der Ablauf des Imageverfahrens sieht die Nutzung digitaler Bilder als rechnungsbegründende Dokumente vor, sodass das sogenannte „ersetzende Scannen“ mit qualifizierter elektronischer Signatur durch opta data eingesetzt wird. Hierbei werden nach dem Scannen jeder Seite die rechnungsbegründenden Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und damit als „Originaldokument“ klassifiziert. Mit dem Ergebnis: die Rechnungsunterlagen können komplett digital angeliefert und von den Krankenkassen bzw. Rechnungsprüfstellen verarbeitet werden.
Meilensteine bis zur Zielerreichung
Folgende Meilensteine wurden gemeinsam erreicht:
- Unterstützung einer aus den aktuellen Verfahrensteilnehmer:innen gegründete Arbeitsgruppe zur Entwicklung einer einheitlichen Mustervereinbarung, Verfahrensdokumentation und eines Risikomanagements zum Imageverfahren. Hintergrund dieser Zusammenarbeit war, eine einheitliche Vorgehensweise als Lösungsansatz abzustimmen, um diese gemeinsam beim Bundesamt für soziale Sicherung (BAS) zu präsentieren. Dies zielte darauf ab, das "Ersetzende Scannen in der Sphäre der Leistungserbringer" als zulässig einstufen zu lassen.
- Als Ergebnis stand, dass auf Seiten der opta data die Aufbereitungsprozesse zur Digitalisierung und Übermittlung gemäß den neuesten Anforderungen des Bundesamtes für Soziale Sicherung (BAS) realisiert werden.
- Die DAVASO hat auf ihrer Seite ein entsprechendes Risikomanagement implementiert und die abgestimmten Verfahrensabläufe in einen Test- und Parallelbetrieb über mehrere Monate erprobt.
- Hierzu wurden umfassende quantitative und qualitative Abgleiche zwischen den digitalen Bildern der opta data und den digitalisierten Abrechnungsunterlagen durchgeführt. Das Prüfergebnis hat keine Abweichungen ergeben und ein einwandfreies Scanergebnis aufgezeigt.
Start des Echtbetriebs mit DAK-Gesundheit
In Abstimmung mit der DAK-Gesundheit wurde am 7. Februar 2025 das Imageverfahren zwischen opta data und DAVASO in den Echtbetrieb überführt. Seit diesem Tage erfolgt die Rechnungsstellung auf Grundlage des DTA und der übermittelten Images.
„Mit dem erfolgreichen Start des Imageverfahrens in den Echtbetrieb haben wir einen weiteren wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung von Abrechnungsprozessen erreicht. Die Vorteile für alle Beteiligten liegen auf der Hand: ein papierloser, voll automatisierter Prozess, der eine deutlich optimierte Abrechnungsprüfung ermöglicht. Eine Win-Win-Situation für Krankenkassen und ihren Dienstleister DAVASO sowie für opta data als Abrechnungsdienstleister für Leistungserbringer:innen“, so Alexander Rudhart, Leiter des Bereichs Markt & Kunde bei der DAVASO GmbH
Das Imageverfahren zwischen der opta data Finance und DAVASO wird in den kommenden Monaten für weitere Krankenkassen in die Umsetzung gehen.
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Vorteile der Umsetzung des Imageverfahrens auf einen Blick
Wegfall des Papierversands und Vermeidung von postalischen Rechnungsverlusten
Schnellere Rechnungsstellung durch Vermeidung von Postlaufzeiten
Verbesserung der Transparenz
Steigerung der Effizienz in den Posteingangs- und Bearbeitungsprozessen des Empfängers
Scannen der Rechnungsunterlagen beim Empfänger entfällt
Keine langfristige Lagerung von papierhaften Originaldokumenten beim Empfänger
Basis für weitere Digitalisierungsprozesse, wie z. B. die Übermittlung von digitalen Rechnungskorrekturen
Carsten Tummes, Diplom-Betriebswirt (VWA), ist seit 1995 in der opta data Gruppe tätig. Im Stabsbereich „Krankenkassenmanagement“ stehen die Prozesse rund um die Abrechnung mit den Krankenkassen im Fokus. Der Bereich ist interne und externe Anlaufstelle, um die operative Zusammenarbeit zwischen den Abrechnungsgesellschaften der opta data Gruppe und den Krankenkassen und Rechnungsprüfstellen zu optimieren und neue Prozesse und Verfahren zu etablieren.
