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GKV-Fristen & richtige Dokumentation

Sind Sie sich manchmal unsicher, wann genau mit der Behandlung begonnen werden muss, wie sich die Unterbrechungsfrist berechnet und was Sie bei der Dokumentation beachten müssen? Dann lesen Sie in unserem Blogbeitrag alles wichtige dazu nach und verhindern Sie so lästige Absetzungen oder Rückläufer.

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Wann muss mit der Behandlung begonnen werden?

Allgemeine Regelungen

Nach den gesetzlichen Vorschriften der Heilmittel-Richtlinie haben Therapeut:innen innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung die Behandlung zu beginnen. 

Können die genannten Zeiträume nicht eingehalten werden, verliert die Verordnung automatisch ihre Gültigkeit. 

Hier geht's zur Heilmittelrichtlinie.

Dringlicher Behandlungsbedarf

Liegt ein dringlicher Behandlungsbedarf vor, ist dieser auf der Verordnung mit einem Kreuz bei “Dringlicher Behandlungsbedarf” zu versehen. In diesem Fall muss die Behandlung innerhalb von 14 Kalendertagen beginnen.

Entlassmanagement

Verordnungen im Rahmen einer Entlassung aus dem Krankenhaus sind deutlich mit der Aufschrift “Entlassmanagement” gekennzeichnet. Hier muss die Heilmittelbehandlung innerhalb von 7 Kalendertagen aufgenommen und innerhalb von 12 Kalendertagen nach der Entlassung aus dem Krankenhaus abgeschlossen sein. 

Beispiel: Der:die Patient:in wird am 02.03.2026 entlassen. Die Verordnung muss innerhalb von 7 Tagen (bis zum 09.03.) begonnen und innerhalb von 12 Tagen nach Entlassung (bis 14.03.) abgeschlossen werden.

Berufsgenossenschaft

Maßnahmen, die durch die Berufsgenossenschaften verordnet werden, sind gesondert zu beachten. Der Therapiebeginn ist regulär innerhalb von 14 Tagen ab Verordnungsdatum und bei dringendem Behandlungsbedarf innerhalb von 7 Tagen aufzunehmen. 

Wie berechnet sich die
14-tägige Unterbrechungsfrist?

Fristberechnung

Die Therapie darf 14 Tage behandlungsfrei sein, ohne dass Sie die Unterbrechung auf der Verordnung dokumentieren müssen. Der letzte Behandlungstag zählt als Tag 0, dann folgen die maximal 14 Tage ohne Behandlung, anschließend muss die Therapie weitergeführt werden. (vgl. §§ 187 Abs. 1, 188 BGB).

Beispiel: Der letzte Behandlungstag ist der 04.03.2026, somit muss die Therapie spätestens am 19.03.2026 fortgeführt werden.

Besonderheit Sonn-,Feiertag oder ein Sonnabend

Fällt der fristgerecht zu behandelnde Tag auf einen Sonn-,Feiertag oder einen Sonnabend, dann fällt die Frist auf den nächsten Werktag. (vgl. § 193 BGB).

Verordnungsrückseite -
Fristen und
Behandlungsabbruch richtig dokumentieren

Die Verordnungsrückseite ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentation und Abrechnung. Hier werden alle erbrachten Leistungen nachvollziehbar festgehalten.

Pflichtangaben auf der Verordnungsrückseite

Damit eine Verordnung korrekt abgerechnet werden kann, müssen folgende Angaben vollständig dokumentiert sein:

  1. Behandlungsdatum
  2. Maßnahme (je nach Heilmittelbereich)
  3. Unterschrift des:der Versicherten oder gesetzlichen Vertreters
  4. Institutionskennzeichen (IK)
  5. Stempel und Unterschrift des Leistungserbringers

Wenn ein Vertreter unterschreibt, muss zusätzlich vermerkt werden, wer unterschrieben hat (z. B. Vater, Mutter, Pflegepersonal).
 

Unterbrechungsfristen

Eine Verordnung darf ohne Begründung maximal 14 Kalendertage unterbrochen werden. Ab dem 15. Tag muss die Unterbrechung, mit Hilfe eines Kürzels, auf der Verordnungsrückseite dokumentiert werden.
Hinweis: Die Angabe LE/Versicherter definiert, auf welcher Seite die Krankheit bzw. der Urlaub stattgefunden hat, Leistungserbringer:in (LE) oder Versicherte:r.

So dokumentieren Sie richtig:
  1. Setzen Sie ein * zwischen die betroffenen Termine.
  2. Tragen Sie im Feld „Begründung“ das passende Kürzel ein.
  3. Als offizielle Kürzel sind "T", "K" und "F" mit folgender Bedeutung zulässig:

KürzelBedeutung
Ttherapeutisch indiziert
KKrankheit (Leistungserbringer:in oder Versicherte:r)
FUrlaub/Ferien (Leistungserbringer:in oder Versicherte:r)

Ohne Begründung wird die Verordnung bei einer Unterbrechung über 14 Tage ungültig.

Behandlungsabbruch

Wenn eine Verordnung vorzeitig beendet wird:

  1. Tragen Sie das Datum im Feld „Behandlungsabbruch“ ein (Datum der letzten Behandlung).
  2. Begründen Sie den Abbruch im Feld „Begründung“.

Physiotherapie: Alle Fristen der GKV-Abrechnung

Hier finden Sie eine kompakte Übersicht über alle relevanten Fristen, die Sie bei der GKV-Abrechnung in der Physiotherapie beachten müssen:

BereichFrageRegelung / Frist
GKV & ZahnarztBeginn28 Tage nach Ausstellung / dringlich 14 Tage
 Gültigkeitbis 6 Einheiten: 3 Monate / über 6 Einheiten: 6 Monate (ab erstem Behandlungstag)
 Unterbrechung14 Tage ohne Grund / ab Tag 15 mit Kürzel: T = therapeutisch indiziert, K = Krankheit, F = Urlaub/Ferien
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Einheit
 HäufigkeitAbrechnung bis zu 3× pro Monat möglich
Entlass-managementBeginn7 Kalendertage nach Ausstellungsdatum
 Gültigkeit12 Kalendertage nach Ausstellung
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Einheit
Blanko-verordnungBeginn28 Tage nach Ausstellung / dringlich 14 Tage
 Gültigkeit16 Wochen nach Ausstellungsdatum
 Unterbrechungenkeine Unterbrechungsfristen, keine Begründung nötig
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Einheit
BG-VerordnungenBeginnspätestens 14 Tage nach angegebenem Behandlungsbeginn; ohne Angabe → Ausstellungsdatum; dringlich: Beginn innerhalb 7 Tage
 Gültigkeit2 Monate ab Behandlungsbeginn (sonst Ausstellungsdatum)
 Unterbrechungmaximal 14 Tage (Langzeit-VO: 4 Wochen); längere Pause = ungültig
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Einheit
GKV AllgemeinZahlung der GKV21 Tage nach vollständigem Eingang der Abrechnung
 Absetzung – reguläre Fehlermax. 9 Monate nach Eingang der Abrechnung
 Absetzung – unerlaubte Handlungenbis zu 4 Jahre nach Jahresende
 Nachträgliche Korrektur3 Monate nach Bekanntgabe der Absetzung
 Widerspruch9 Monate nach Bekanntgabe der Absetzung

 

Ergotherapie: Alle Fristen der GKV-Abrechnung

Im ergotherapeutischen Praxisalltag spielen Fristen eine große Rolle . Von der Ausstellung der Verordnung bis zur Abrechnung. Damit Sie jederzeit den Überblick behalten, finden Sie hier alle relevanten Zeiträume kompakt zusammengefasst:

BereichFrageRegelung / Frist
GKV & ZahnarztBeginn28 Kalendertage nach Ausstellung / bei dringlichem Behandlungsbedarf 14 Kalendertage
 Gültigkeitkeine definierte Gültigkeit
 Unterbrechung14 Tage ohne Begründung / ab Tag 15 mit Kürzel: T = therapeutisch indiziert, K = Krankheit, F = Urlaub/Ferien / insgesamt max. 70 Tage
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung
EntlassmanagementBeginn7 Kalendertage nach Ausstellung
 Gültigkeitmaximal 12 Kalendertage nach Ausstellung
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung
BlankoverordnungBeginn28 Kalendertage nach Ausstellung / bei dringlichem Behandlungsbedarf 14 Kalendertage
 Gültigkeitmaximal 16 Wochen nach Ausstellung
 Unterbrechungkeine Unterbrechungsfristen / keine Begründung notwendig / keine 70-Tage-Regel
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung
BG-VerordnungBeginnspätestens 14 Tage nach Behandlungsbeginn (oder Ausstellungsdatum) / bei dringlich 7 Tage
 Gültigkeit2 Monate ab Behandlungsbeginn (oder Ausstellungsdatum)
 Unterbrechungmax. 14 Tage (bei Langzeitverordnung 4 Wochen) / danach ungültig
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung

Logopädie: Alle Fristen der GKV-Abrechnung

Hier finden Sie eine kompakte Übersicht über alle relevanten Fristen, die Sie bei der GKV-Abrechnung in der Logopädie beachten müssen:

BereichFrageRegelung / Frist
GKV & ZahnarztBeginn28 Kalendertage nach Ausstellung / bei dringlichem Behandlungsbedarf 14 Kalendertage
 Gültigkeitbis zu 10 oder 20 Einheiten: 7 Monate / bei LHB oder bVB: 9 Monate
 Unterbrechung14 Tage ohne Begründung / ab Tag 15 mit Kürzel: T = therapeutisch indiziert, K = Krankheit, F = Urlaub/Ferien
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung
 Häufigkeit1× monatlich als Sammelrechnung je Leistungserbringer
EntlassmanagementBeginn7 Kalendertage nach Ausstellung
 Gültigkeitmaximal 12 Kalendertage nach Ausstellung
 Abrechnungspätestens 9 Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung

Podologie: Alle Fristen der GKV-Abrechnung

Im podologischen Praxisalltag spielen Fristen eine große Rolle. Von der Ausstellung der Verordnung bis zur Abrechnung. Damit Sie jederzeit den Überblick behalten, finden Sie hier alle relevanten Zeiträume kompakt zusammengefasst.

BereichFristHinweise
BeginnRegulär: 28 Kalendertage nach AusstellungsdatumDie Frist zum Behandlungsbeginn beginnt am Tag nach der Ausstellung der Verordnung. Der Tag der Ausstellung ist Tag „0“, der Folgetag ist Tag „1“. Beispiel: Wird eine Verordnung am 31.03. ausgestellt, kann diese bis einschließlich am 28.04. begonnen werden.
 Dringlich: 14 Kalendertage nach Ausstellungsdatum 
 Entlassmanagement: 7 Kalendertage nach Entlassung 
Abweichungen bei der Frequenzbis zu 2 Werktage dürfen unterschritten werdenBeispiel: Frequenz alle 4 Wochen – Folgetermin fällt in den Urlaub. Die Behandlung darf bereits am Donnerstag der dritten Woche stattfinden.
Gültigkeit12 Wochen ohne Behandlung → Gültigkeit verfälltWenn seit letzter Behandlung oder Kontrolle 12 Wochen vergehen, verfallen restliche Einheiten.
 Entlassmanagement: 12 Kalendertage nach Entlassung 
Abrechnung9 Monate nach Ablauf des Monats der letzten Behandlung 
Zahlung durch die GKV21 Kalendertage nach vollständigem Eingang der Abrechnung 
Absetzung der GKVreguläre Abrechnungsfehler: max. 9 Monate nach Eingang der Abrechnung 
 unerlaubte Handlungen / Abrechnungsbetrug: 4 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem sie entstanden sind 
Nachträgliche Korrekturen3 Monate nach Bekanntgabe der Absetzung (Datum Absetzungsbeleg) 
Widerspruch9 Monate nach Bekanntgabe der Absetzung (Datum Absetzungsbeleg) 

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