Heilmittelverordnung Gültigkeit: Alles zu
Fristen und Regelungen

Grundsätzliche Gültigkeitsdauer von Heilmittelverordnungen

Die Reform von 2021 brachte eine entscheidende Verbesserung für Patienten: Die Standardgültigkeit von Heilmittelverordnungen wurde von 14 auf 28 Tage verlängert. Diese Änderung gilt einheitlich für alle Heilmittelbereiche – Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie. In den verschiedenen Bereichen kommen unterschiedliche Therapieformen zur Anwendung, die je nach Fachgebiet und Erkrankung variieren können. Zudem gibt es eine Vielzahl von Formen der Heilmittelverordnung, die in den jeweiligen Bereichen individuell angepasst werden, um den spezifischen Bedürfnissen der Patienten gerecht zu werden.

Die 28-Tage-Regel im Detail

Die Frist beginnt am Ausstellungsdatum der Verordnung und läuft kalendertäglich. Die Dauer der Gültigkeit der Verordnung ist entscheidend für die Planung der Behandlung, da sie den Zeitraum festlegt, in dem die Therapie begonnen und durchgeführt werden kann. Innerhalb von 28 Tagen muss der erste Behandlungstermin stattfinden, damit die Krankenkasse die Leistungen übernimmt. Diese Verlängerung gegenüber der früheren 14-Tage-Frist gibt Patienten deutlich mehr Spielraum bei der Terminsuche – ein wichtiger Vorteil in Zeiten langer Wartelisten.

Verkürzte Frist bei dringlichem Behandlungsbedarf

Wenn Sie auf der Verordnung einen dringlichen Behandlungsbedarf markieren, gelten weiterhin die strengeren Fristen: Aufgrund des festgestellten Behandlungsbedarfs muss die Behandlung dann innerhalb von 14 Tagen nach Ausstellung beginnen. Diese Regelung stellt sicher, dass Patienten mit akuten Beschwerden schnell versorgt werden.

Der Verordnungsfall und seine Bedeutung

Ein Verordnungsfall fasst alle Verordnungen zusammen, die sich auf denselben Patienten, denselben Arzt, dieselbe Diagnose und denselben Heilmittelbereich beziehen. Diese Systematik ist entscheidend für die Abrechnung und Wirtschaftlichkeitsprüfung.

Zeitliche Begrenzung

Jeder Verordnungsfall endet automatisch sechs Monate nach dem letzten Verordnungsdatum, sofern keine weitere Verordnung erfolgt. Diese Regelung verhindert, dass Verordnungsfälle unbegrenzt fortgeführt werden.

Neue Verordnungsfälle entstehen durch:

• Wechsel des verordnenden Arztes,
• Verordnung eines anderen Heilmittels,
• Neue Diagnose im gleichen Heilmittelbereich,
• Ablauf der 6-Monats-Frist.

Diese Struktur ist besonders wichtig für Ihre Praxis, da sie die Grundlage für die Budgetierung und Wirtschaftlichkeitsprüfung bildet. Leistungserbringer können so nachvollziehen, wie sich Therapievolumina entwickeln.

Gültigkeitsregelungen bei verschiedenen Verordnungsarten

Je nach Art der Verordnung gelten unterschiedliche Anforderungen für die Gültigkeit und den Behandlungsbeginn, wobei die Gültigkeit der Verordnung auch für die Durchführung und Abrechnung der Heilmittelbehandlung relevant ist.

Erstverordnungen

Für die erste Verordnung eines Heilmittels gilt immer die 28-Tage-Frist (oder 14 Tage bei Dringlichkeit). Wichtig: Ärzte dürfen Erstverordnungen nur nach einer persönlichen Untersuchung des Patienten ausstellen.

Folgeverordnungen

Hier gibt es mehr Flexibilität: Folgeverordnungen können auch per Videosprechstunde ausgestellt werden, sofern der Patient hinreichend bekannt ist und keine neue gründliche Untersuchung erforderlich ist.

Telefonische Verordnungen

Diese sind nur nach einer vorausgegangenen persönlichen Untersuchung oder Videosprechstunde zulässig. Die Dokumentation dieser Verordnungen muss besonders sorgfältig erfolgen.

Diagnose und Kodierung:
Bedeutung für die Verordnung

Die korrekte Diagnose und deren exakte Kodierung sind das Fundament jeder Heilmittelverordnung. Nur wenn die Diagnose eindeutig dokumentiert und mit dem passenden ICD-10-Code versehen ist, kann die Verordnung von Ihnen als  Heilmittelerbringer entsprechend genutzt werden. Die Heilmittel-Richtlinie schreibt vor, dass jede Verordnung auf einer medizinisch nachvollziehbaren Diagnose basieren muss – dies ist nicht nur für die medizinische Qualitätssicherung, sondern auch für die spätere Abrechnung mit den Krankenkassen unerlässlich.

Die Auswahl des richtigen ICD-10-Codes ist dabei mehr als eine Formalität: Sie entscheidet darüber, ob ein bestimmtes Heilmittel verordnet werden darf und ob die Krankenkasse die Kosten übernimmt. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können dazu führen, dass die Abrechnung abgelehnt wird oder Nachfragen entstehen, die den Praxisalltag unnötig belasten. Moderne Praxissoftware und die Telematikinfrastruktur unterstützen Sie dabei, die korrekten Angaben schnell und sicher zu erfassen und zu übermitteln.

Gerade bei der Verordnung von Heilmitteln im Rahmen komplexer Diagnosen oder bei langfristigem Heilmittelbedarf ist die sorgfältige Dokumentation der ICD-10-Codes unerlässlich. Sie bildet die Grundlage für die Prüfung durch die Krankenkassen und sichert die Vergütung Ihrer Leistungen. Nutzen Sie daher die Möglichkeiten der digitalen Unterstützung, um Fehler zu vermeiden und die Heilmittelverordnung optimal zu gestalten.

Technische Unterstützung,
digitale Abrechnungslösungen und Sonderregelungen

Systeme wie thevea sind TI-ready und gewährleisten eine sichere und effiziente Nutzung der Telematikinfrastruktur. Dadurch wird die elektronische Übermittlung der Verordnungen vereinfacht und Fehlerquellen minimiert.

Darüber hinaus bietet opta data fachkundige Expertenberatung, die Sie bei komplexen Fragestellungen rund um Heilmittelverordnungen, Abrechnung und rechtliche Anforderungen unterstützt. Mit digitaler Unterstützung und professioneller Beratung meistern Sie den Praxisalltag effizient und sorgen für eine reibungslose Abwicklung Ihrer Heilmittelverordnungen.

Besonderer Verordnungsbedarf

Schwer erkrankte Patienten fallen unter spezielle Regelungen, die teilweise außerhalb der Wirtschaftlichkeitsprüfung liegen. Diese Verordnungsbedarfe ermöglichen eine intensivere Behandlung ohne die üblichen Mengenbegrenzungen.

Psychotherapeuten-Verordnungen

Seit 2021 können auch Psychotherapeuten eigenständig bestimmte Heilmittel verordnen. Der Psychotherapeut trägt dabei die Verantwortung für die korrekte Ausstellung und Dokumentation der Heilmittelverordnung gemäß den geltenden Richtlinien. Für diese gelten eigene Regelungen bezüglich Gültigkeit und Dokumentation.

Häufige Fragen zur
Heilmittelverordnung Gültigkeit

Was passiert bei Fristüberschreitung?

Wird die 28-Tage-Frist (oder 14-Tage-Frist bei Dringlichkeit) überschritten, kann die Verordnung nicht mehr zulasten der gesetzlichen Krankenkasse eingelöst werden. Eine Abrechnung ist dann ausgeschlossen – es sei denn, der verordnende Arzt stellt eine neue Verordnung aus.

Können abgelaufene Verordnungen reaktiviert werden?

Grundsätzlich nein. Abgelaufene Verordnungen erlöschen automatisch. Nur in sehr seltenen Notfällen und nur durch eine neue Verordnung des Arztes kann der Anspruch wiederhergestellt werden.

Unterschiede zwischen Krankenkassen?

Die Fristen gelten bundesweit einheitlich durch die Heilmittel-Richtlinie. Einzelne Krankenkassen können nur in sehr spezifischen Ausnahmesituationen abweichende Regelungen haben – diese sind jedoch die absolute Ausnahme.

Dokumentationspflichten für Therapeuten

Heilmittelerbringer müssen umfangreiche Dokumentationen führen:

• Behandlungsbeginn und Verlauf,
• Erreichte Therapieziele,
• Abschluss der Behandlung,
• Begründung bei Änderungen der ursprünglichen Planung.

Sie als Therapeut sind dabei verantwortlich, dass die Dokumentation vollständig und korrekt erfolgt.

Diese Dokumentation sichert nicht nur die Abrechnung, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Behandlung für Krankenkassen und Prüfinstanzen.

Die Thematik der Verordnungen und auch der Blankoverordnung kann für viele Therapeuten problematisch werden, wenn es zur Abrechnung kommt und es wegen kleiner Fehler zu Absetzungen kommt. 
Wir helfen Ihnen mit unserem gebündelten Wissen rund um die Abrechnung, die TI und die digitalen Prozesse gerne weiter, informieren Sie sich noch heute über unsere Lösungen. 

Abrechnung für Gesundheitsfachberufe | opta data