Der Prozess „Selbstabrechnung“
Sie überlegen, die Abrechnung selbst in die Hand zu nehmen? Wir machen die versteckten Kosten und den Aufwand für Sie transparent!
Der erste Schritt in die Selbstabrechnung
Jeder Betrieb, der den Schritt in die Selbstabrechnung wagt, muss sich bei der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) für das Datenträgeraustausch-Verfahren kostenpflichtig zertifizieren lassen.
Um mit den Kostenträgern abzurechnen, benötigen Sie eine Branchensoftware. Je nach Bundesland unterscheiden sich die Auflagen der Abrechnungs-Software. Die Stammdaten der Kostenträger und Klient:innen müssen angelegt und regelmäßig gepflegt werden. Natürlich muss die Preisliste aktuell gehalten werden. Wenn das alles eingerichtet ist, können Sie endlich mit der routinemäßigen Arbeit beginnen.
Während externe Abrechnungsdienstleister die Leistungsnachweise noch in den Räumlichkeiten der ambulanten Pflegedienste versichern, tragen Selbstabrechner das Risiko selbst oder müssen Versicherungskosten zahlen.
Dabei muss gewährleistet sein, dass die Abrechnung datenschutzkonform abgewickelt wird. Hierzu fallen gegebenenfalls gesonderte Kosten für einen Datenschutzbeauftragten an.
Vom Leistungsnachweis zur Auszahlung
Selbstabrechner:innen müssen alle Leistungsnachweise einem Kostenträger zuordnen. Pro Kostenträger und Leistungsart wird eine eigene Rechnung gestellt. Durch diese Einzelbuchungen fallen wiederum gesonderte Kosten an. Auch die Kosten für den Steuerberater oder die Steuerberaterin sollten unbedingt berücksichtigt werden.
Wenn die Rechnungen gemäß den Anforderungen der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) erstellt wurden, können sie nicht sofort an die jeweiligen Kostenträger geschickt werden – das wäre zu einfach. Stattdessen muss die Abrechnung mit den Krankenkassen zunächst elektronisch erfolgen: Pro Kostenträger muss ein eigener DTA (Datenträgeraustausch) erstellt werden. Es drohen Rechnungskürzungen in Höhe von 5 %, wenn diese Pflicht nicht in der vorgeschriebenen Form erfüllt wird. Erst dann werden die Rechnungen postalisch an die Kranken- oder Pflegeversicherung geschickt, wofür Druckkosten und Porto anfällt. Sollten die Rechnungen zur falschen Annahmestelle geschickt worden sein, werden diese nicht einfach weitergeleitet, sondern kommen zurück – und das Porto fällt erneut an.
Wenn die Rechnung an den richtigen Adressaten geschickt wurde, wird diese vom Kostenträger eingehend geprüft. Wenn ein Beleg vergessen wurde, die speziellen Vorgaben des Kostenträgers nicht berücksichtigt wurden oder eine Ziffer falsch angegeben wurde, kommen diese ebenfalls als Rückläufer zurück.
Ihre muss die tröpfchenweise eingehenden Zahlungen überwachen, prüfen und buchen. Oftmals bleiben Zahlungen aus, dann muss das Mahnwesen die Zahlungen freundlich, aber konsequent eintreiben. Besonders aufwendig ist das bei privaten Zuzahlungen. Aufgrund später Zahlungen gibt es oft Engpässe bei der Liquidität. Deshalb muss die Buchhaltung vorliegende Abrechnungsdaten eigenständig auszuwerten und drohende Zahlungsunfähigkeiten abzuwenden. Des Weiteren ist die Buchhaltung auch dafür verantwortlich, die Ergebnisse des Unternehmens transparent zu machen. Um wichtige Unternehmensentscheidungen zu treffen, muss die Buchhaltung entsprechende Analysen eigenständig zur Verfügung stellen.
Können Ihre Mitarbeiter:innen das stemmen?
Neben den versteckten Kosten fallen die Kosten für Ihre Mitarbeiter:innen an. Wenn Sie den geschätzten Aufwand mit dem Stundensatz Ihrer Mitarbeiter:innen multiplizieren, bekommen Sie einen Näherungswert Ihrer tatsächlichen Kosten. Außerdem müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:
Personalgewinnungskosten
Je mehr Arbeit anfällt, desto mehr Personal benötigen Sie. Sie sollten nicht nur Stellenanzeigen schalten, sondern auch Ihr sogenanntes Employer Branding ausbauen. Das bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen als attraktive Arbeitgebermarke präsentieren.
Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen
Wenn Pflegekräfte gerne Rechnungen schreiben würden, wären sie Buchhalter:innen geworden. Für manch eine:n ist das Rechnungsschreiben eine willkommene Abwechslung von der Pflegetätigkeit, doch der überwiegende Teil der Pflegekräfte ist dankbar, wenn sie nicht auch noch Verwaltungsarbeit haben.
Schulungskosten
Bevor Ihr Personal loslegen kann mit der Selbstabrechnung, muss es in vielen Dingen geschult werden:
- Abrechnungswesen
- Bedienung der Branchensoftware
- Besonderheiten der Branche und der Kostenträger
Neben den reinen Schulungskosten müssen auch die Kosten des Arbeitsausfalls übernommen werden.
Qualitätssicherung
Auch die besten Mitarbeiter:innen sind nur Menschen, deshalb sind Fehler unvermeidbar – trotz aller Schulungen. Im Falle der Selbstabrechnung können Fehler allerdings teuer werden und Ihre Liquidität gefährden. Es ist deshalb ratsam, ein Qualitäts-Check zu etablieren, der die Fehler auf ein Minimum reduziert.
