Was das DTA-Korrekturverfahren regelt und worauf Hebammen achten sollten.
Eine Rechnung wurde von den Krankenkassen gekürzt, eine Leistung vergessen oder ein Betrag zu niedrig angesetzt. Solche Fälle lassen sich korrigieren. Entscheidend ist, das passende Verfahren zu wählen und die Korrektur richtig zu übermitteln.
Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Einsprüche in der Hebammenabrechnung und Nachforderungen verbindlich über das DTA-Korrekturverfahren eingereicht werden. Dabei zeigen sogenannte Verarbeitungskennzeichen der Krankenkasse, um welche Art von Rechnung es sich handelt.
Was ist das DTA-Korrekturverfahren?
DTA steht für Datenträgeraustausch. Damit ist die elektronische Übermittlung von Abrechnungsdaten an die Krankenkassen beziehungsweise deren Datenannahmestellen gemeint.
Das DTA-Korrekturverfahren regelt, wie gegen eine Rechnungskürzung Einspruch eingelegt oder eine bereits eingereichte Hebammenabrechnung ergänzt wird. Die Korrektur wird dabei nicht einfach formlos nachgereicht. Sie erhält ein eigenes Verarbeitungskennzeichen, damit sie von der Krankenkasse richtig zugeordnet und geprüft werden kann.
Das Verfahren unterscheidet zwischen drei Fällen:
• VKZ 01 für die Erstrechnung
• VKZ 02 für eine Nachforderung
• VKZ 04 für einen Einspruch nach einer Rechnungskürzung
Wann ist eine Nachforderung notwendig?
Eine Nachforderung mit dem Verarbeitungskennzeichen 02 wird verwendet, wenn bei der ursprünglichen Rechnung etwas vergessen oder zu niedrig angesetzt wurde.
Typische Beispiele sind:
• ein nicht berechnetes Wegegeld
• eine vergessene Materialpauschale
• eine nicht aufgeführte Leistung
Bemerkst du den Fehler selbst, kannst du die fehlende Leistung oder den Differenzbetrag nachberechnen. Eine vorherige Kürzung oder Absetzung durch die Krankenkasse ist dafür nicht erforderlich.
Wichtig ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits bei der Krankenkasse eingegangen ist. Trifft die Nachforderung vor der Erstrechnung ein, kann sie abgewiesen oder abgesetzt werden.
Wann ist ein Einspruch notwendig?
Hat die Krankenkasse eine Rechnung oder einzelne Positionen bereits gekürzt und hältst du die Kürzung für nicht berechtigt, handelt es sich nicht mehr um eine einfache Nachforderung.
In diesem Fall wird ein Einspruch mit dem Verarbeitungskennzeichen 04 eingereicht. Zusätzlich zum elektronischen Datensatz benötigst du in der Regel Unterlagen, mit denen die Krankenkasse den Vorgang prüfen kann. Dazu können beispielsweise eine korrigierte Versichertenbestätigung oder eine schriftliche Begründung des Einspruchs gehören.
Was ist beim Korrekturverfahren zu beachten?
Die Erstrechnung muss zuerst vorliegen
Eine Nachforderung kann nur verarbeitet werden, wenn die zugehörige Erstrechnung bei der Krankenkasse bereits vorhanden ist. Reiche eine Korrektur daher nicht zeitgleich oder vor der ursprünglichen Rechnung ein.
Bei Abweichungen nur die Differenz nachberechnen
Wurde beispielsweise ein zu geringer Faktor oder ein zu niedriger Betrag angegeben, wird die Differenz mit VKZ 02 nachberechnet. Es wird nicht einfach die vollständige ursprüngliche Rechnung ein zweites Mal übermittelt.
Benötigte Unterlagen unterscheiden sich
Bei einer Nachforderung mit VKZ 02 ist in der Regel kein erneuter Urbeleg erforderlich, wenn die Originalunterlagen bereits mit der Erstrechnung eingereicht wurden.
Bei einem Einspruch mit VKZ 04 müssen dagegen die für die Prüfung notwendigen Belege und eine nachvollziehbare Begründung zusätzlich zum Datensatz übermittelt werden.
Vollständig abgewiesene Rechnungen
Wurde eine Erstrechnung vollständig abgewiesen, weil beispielsweise ein Kassenwechsel vorlag oder Unterlagen fehlten, muss sie erneut als Erstrechnung mit VKZ 01 eingereicht werden.
Vier typische Fälle im Überblick
- Wegegeld wurde vergessen
Die fehlende Position wird als Nachforderung mit VKZ 02 eingereicht.
- Ein Faktor wurde zu niedrig angegeben Der Differenzfaktor und der daraus entstehende Differenzbetrag werden mit VKZ 02 nachberechnet.
- Die Krankenkasse hat eine Leistung gekürzt Der Vorgang wird als Einspruch mit VKZ 04 eingereicht. Eine Begründung und die notwendigen Unterlagen werden beigefügt.
- Die gesamte Rechnung wurde wegen fehlender Unterlagen abgewiesen Die Rechnung wird erneut als Erstrechnung mit VKZ 01 und den erforderlichen Unterlagen eingereicht.
Quellen
• AOK – Abrechnung von Hebammenleistungen
• AOK – FAQ zum Hebammenhilfevertrag
• GKV-Datenaustausch – Gemeinsame Umsetzungsempfehlungen zum Korrekturverfahren Hebammen
