Krankenfahrten wirtschaftlich fahren: Warum Umsatz allein nicht reicht

Ein voller Fahrplan, viele Stammkunden und zahlreiche Krankenfahrten: Auf den ersten Blick klingt das nach einem erfolgreichen Monat. Doch wie wirtschaftlich das Geschäft tatsächlich ist, lässt sich nicht allein am Umsatz erkennen.

Gerade bei Krankenfahrten können Fahrzeit, Wartezeiten, Leerfahrten und Fahrzeugkosten einen erheblichen Einfluss darauf haben, was am Ende einer Fahrt tatsächlich übrigbleibt.

Umsatz ist nicht gleich Gewinn

Angenommen, ein Fahrzeug erzielt mit Krankenfahrten einen Umsatz von 500,00 Euro am Tag. Das klingt zunächst gut. Doch davon müssen unter anderem Personalkosten, Kraftstoff beziehungsweise Energiekosten, Fahrzeugfinanzierung, Versicherung, Wartung und Verwaltung bezahlt werden.

Hinzu kommen Faktoren, die im Tagesgeschäft schnell übersehen werden:

• die Anfahrt zum Patienten,
• Leerfahrten nach einer Beförderung,
• Wartezeiten,  
• zeitliche Lücken zwischen zwei Aufträgen,
• zusätzlicher Verwaltungsaufwand. 

Die entscheidende Frage lautet deshalb:

Wie viel Deckungsbeitrag erwirtschaftet eine Fahrt tatsächlich?

Kilometer sind nicht die einzige wichtige Kennzahl

Viele Unternehmen denken bei Wirtschaftlichkeit zunächst in Kilometern. Das ist nachvollziehbar, aber nicht ausreichend.

Ein Beispiel:

Eine Fahrt über 15 Kilometer dauert inklusive Anfahrt und Wartezeit 50 Minuten.

Eine andere Fahrt ist ebenfalls 15 Kilometer lang, dauert insgesamt aber nur 30 Minuten.

Der Umsatz kann ähnlich sein. Die wirtschaftliche Situation ist es nicht.

Deshalb lohnt sich zusätzlich der Blick auf:

Umsatz pro Einsatzstunde

Diese Kennzahl macht sichtbar, wie produktiv ein Fahrzeug beziehungsweise Fahrer die verfügbare Arbeitszeit nutzt.

Auch Leerfahrten kosten Geld

Besonders interessant wird das Thema bei Hin- und Rückfahrten. Wird ein Patient zur Behandlung gebracht und fährt das Fahrzeug anschließend leer zurück, entstehen Kosten, ohne dass auf dieser Strecke Umsatz erzielt wird. Das bedeutet nicht automatisch, dass die Fahrt unrentabel ist. Krankenfahrten erfüllen einen wichtigen Versorgungsauftrag und können für Unternehmen attraktive, planbare Auslastung bringen.

Aber: Leerfahrten sollten bekannt sein und in die Kalkulation einfließen.

Denn nur wer die Kosten kennt, kann beurteilen, welche Aufträge, Zeitfenster und Tourenkombinationen wirtschaftlich sinnvoll sind.

Wiederkehrende Krankenfahrten bieten einen Vorteil

Gerade hier kann das Krankenfahrtengeschäft seine Stärke ausspielen: Viele Beförderungen sind planbar.

Regelmäßige Behandlungstermine, wiederkehrende Patienten und feste Zeitfenster ermöglichen eine strukturierte Planung der Fahrzeugkapazitäten.

Das kann helfen,

• Fahrten besser zu bündeln,
• Leerlaufzeiten zu reduzieren,
• Fahrzeuge gezielter einzusetzen,
• Personal besser zu planen. 

Voraussetzung ist allerdings eine gute Datengrundlage.

Die fünf Kennzahlen, die Unternehmer:innen kennen sollten

Ein einfaches monatliches Controlling kann bereits viel Erkenntnis liefern.

1. Umsatz je Fahrzeug
Wie viel Umsatz erwirtschaftet jedes Fahrzeug?

2. Umsatz je Einsatzstunde
Wie produktiv wird die verfügbare Arbeitszeit genutzt?

3. Leerfahrtanteil
Wie hoch ist der Anteil der Kilometer ohne Fahrgast?

4. Deckungsbeitrag je Fahrt
Was bleibt nach den unmittelbar zurechenbaren Kosten?

5. Offene beziehungsweise noch nicht abgerechnete Leistungen
Wie viel Umsatz wurde bereits erwirtschaftet, ist aber noch nicht in den Zahlungseingang übergegangen? Gerade diese Kennzahl wird häufig unterschätzt.

Eine gefahrene Fahrt muss auch zur Zahlung kommen

Zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang liegt die Abrechnung. Fehlen Unterlagen, sind Angaben fehlerhaft oder werden Abrechnungen zurückgewiesen, verlängert sich dieser Weg. Damit wird Abrechnung auch zu einem Thema des Finanzmanagements. Für Unternehmer:innen ist deshalb interessant, nicht nur auf den Monatsumsatz zu schauen, sondern auch auf die Frage:

Wie schnell wird aus einer gefahrenen Leistung tatsächlich liquiditätswirksamer Umsatz?

Daten schaffen bessere Entscheidungen

Ein professionelles Abrechnungssystem kann dabei weit mehr sein als eine Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen. Die dabei entstehenden Daten können auch als Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen dienen.

Wer beispielsweise erkennt, dass bestimmte Fahrzeuge, Zeitfenster oder Fahrtarten dauerhaft schlechtere Ergebnisse liefern, kann gezielter gegensteuern.

Und genau deshalb lohnt es sich, Krankenfahrten nicht nur als operative Beförderungsleistung, sondern auch als steuerbaren Geschäftsbereich zu betrachten.

Wer seine Zahlen kennt, muss weniger nach Gefühl entscheiden.

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