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Software wechsle dich? Teil 3: Softwarewechsel konkret durchführen

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Softwarewechsel: Planung ist der Schlüssel zum
erfolgreichen Umzug

Sie haben eine Software ausgewählt, die Ihren Bedürfnissen und Vorstellungen entspricht und möchten nun konkret den Wechsel durchführen? Das sollten Sie nicht Hals über Kopf umsetzen, sondern vorab gut planen. Denn ein Wechsel ist letztendlich ein datenbasierter Umzug, bei dem verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen. Bestenfalls behandeln Sie diesen Umzug wie ein eigenständiges Projekt – inklusive eigenem Projektmanagement.

Ganz klar: Ein solches Projekt, das zum normalen Tagesgeschäft hinzukommt, klingt zunächst sehr herausfordernd. Machen Sie sich bewusst, dass ein Softwarewechsel in der Norm nur selten vorgenommen wird und Ihnen zukünftig Zeit und Geld einsparen soll. Nichtsdestotrotz werden während der Projektphase zusätzliche Ressourcen beansprucht. Diese kann man jedoch durch gutes Projektmanagement übersichtlich verwalten und effizient planen. Sprechen Sie daher intensiv mit dem gewählten Softwarehaus, um sich deren Erfahrungswerte und Expertise zu Nutze zu machen.

Drei Schritte – unabhängig davon, wie intensiv / ausführlich Ihr Projektmanagement ausfällt – sollten Sie unbedingt durchführen:

  • Legen Sie vorab fest, wer in Ihrem Team welche Aufgaben im Projekt hat
  • Machen Sie einen möglichst realistischen Zeitplan
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Etappenziele

Eine übersichtliche Projektplanung kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Schwierigkeiten wie z.B. Zeitverzüge schnell zu bemerken. Legen Sie also unbedingt Aufgaben, den zeitlichen Verlauf und Verantwortliche fest. Planen Sie personelle und zeitliche Ressourcen nicht zu knapp.

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Vor dem Wechsel

Um möglichst gut vorbereitet zu sein, sollten Sie folgende Punkte vor dem Wechsel berücksichtigen und erarbeiten:

  • interne Prozessaufnahme und Fehleranalyse
  • Ideen und Lösungsvorschläge formulieren
  • Sinnhaftigkeit und Umsetzbarkeit hinterfragen
  • gemeinsam mit dem Auftragnehmer Ziele formulieren
  • Abstimmung des Auftrags mit dem Auftragnehmer
  • Projektbeschreibung verfassen
  • Rollen verteilen und Team zusammenstellen
  • Zeitplan erarbeiten und Deadlines festlegen
  • Qualitätsmerkmale benennen
  • Risiken einschätzen
  • Dokumentationsrahmen festlegen
  • Kommunikationsstrategie bestimmen
  • Schulungskonzept festlegen
  • Projektplan erstellen

Je nachdem, wieviel Kapazitäten Sie in das Projektmanagement investieren möchten, können Sie entsprechend Maßnahmen hinzufügen oder streichen. Auch kann ein erfahrener ERP-Dienstleister Ihnen bei der Umsetzung ihres Plans einige Punkte abnehmen.

Optimale Softwareimplementierung:
Auftragserteilung und Schulungsplanung

Wenn Sie den Auftrag an die Softwarefirma geben, geht’s los. Helfen Sie dabei dem Softwareunternehmen, Ihren betrieblichen Bedürfnissen bestmöglich zu entsprechen und erklären Sie in Ihrem Auftrag klar, was Sie erwarten. Ein gut ausgearbeiteter Auftrag beinhaltet Termine, Meilensteine, Ziele und Ressourcen. Damit die Einhaltung des Auftrags überprüft werden kann, sollten möglichst alle Vereinbarungen protokolliert und Fortschritte in regelmäßigen Statusberichten festgehalten werden: Prüfen Sie also regelmäßig den Status der unterschiedlichen Arbeitspakete (z.B. Installation der Software, die Migration der Daten, die Schulungsphase etc.).

Seien Sie sich bewusst, dass auch beim Softwarewechsel Verzögerungen und Zwischenfälle auftreten können. Wie im Tagesgeschäft müssen Sie auch hier flexibel sein und die Planung entsprechend anpassen. Es gibt viele Gründe, weswegen Verzögerungen eintreten können: Der Umfang des Projekts kann sich ändern, die Anforderungen gestalten sich anders als erwartet, Ressourcen entfallen (z.B. durch Personalausfall) oder Teilprojekte / Arbeitspakete (wie z.B. Schulungsmaßnahmen) müssen verschoben werden.

Bei der Durchführung der Schulungsmaßnahmen sollten Sie darauf achten, dass der Software-Anbieter sowohl Inhouse- als auch Online-Schulungsangebote anbietet. Durch Online-Seminare fallen Ihre Mitarbeiter:innen kürzer aus, da diese auch direkt im Betrieb oder im Home-Office absolviert werden können. Video-Schulungen ermöglichen zudem, Lerneinheiten in einem individuellen Tempo zu absolvieren und sich bei Bedarf Funktionalitäten mehrmals veranschaulichen und erklären zu lassen.

Der Projektabschluss

Unterschätzen Sie den Abschluss des Projektes nicht, denn: Der Projektabschluss zeigt, ob der Softwareanbieter seinen Auftrag erfüllt hat. In diesem Prozessabschnitt werden Erfahrungen gesammelt, ausgewertet und somit Lern- und Verbesserungspotenziale für die Zukunft identifiziert, z.B. durch das Verfassen eines  Erfahrungs- und Abschlussberichts bzw. die Rekapitulation des Projekts („Lessons-Learned“). Und natürlich wird in diesem Projektabschnitt auch die Abnahme der Arbeit durchgeführt.

Nutzen Sie diese Phase, um das Projektes Revue passieren zu lassen und ziehen Sie entsprechende Schlüsse, die Ihrem Betrieb generell weiterhelfen können: Wo gab es Probleme? Was lief gut und welche Lösungsansätze haben funktioniert? Was sollte vermieden werden / welche Maßnahmen liefen ins Leere und was waren die Gründe? Gab es z.B. Schnittstellenprobleme oder bestimmte Faktoren, die das Projekt verlangsamt haben (beispielsweise Hardware- oder Verbindungsprobleme)?

Die Erfolgsmessung

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie natürlich weiterführend Erfolgskontrollen durchführen. Um herauszufinden, ob der Wechsel langfristig erfolgreich war, können Sie z.B. folgende Indikatoren im Blick behalten: 

  • Die Stückzahl der bearbeiteten Kostenvoranschläge steigt
  • Die Rückläuferquote bei der Rezeptabrechnung sinkt, was zu einer Sicherung der Liquidität und einer Reduktion des Aufwands beiträgt
  • Die Beschwerdezahlen gehen zurück und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt
  • Die Durchlaufgeschwindigkeit der Aufträge vom Eingang bis zur Auslieferung an den Kunden steigt und somit auch die Qualität der Arbeit, was sich wiederum in der Kundenzufriedenheit niederschlägt

Messen Sie im ersten halben Jahr nach dem Wechsel den Erfolg nicht an rein quantitativen Zahlen. Denn es kann Zeit brauchen, bis alle Prozesse wieder automatisch einwandfrei ablaufen und das Potenzial der Software vollständig ausgeschöpft wird.

Auf Grundlage der Erfolgsmessungen sind, auch nach dem bereits erfolgten Softwarewechsel, natürlich immer wieder Prozessanpassungen möglich – im Idealfall mit Unterstützung des gewählten Softwareanbieters.

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Jannis Böhner

Jannis Böhner verantwortet als Head of Business Consulting bei der opta data Gruppe die ganzheitliche Beratung von Leistungserbringern aus der Hilfsmittelbranche rund um das Thema Software und die egeko Produktwelt. In dieser Funktion ist er ausgewiesener Experte in der Prozessanalyse und bedarfsgerechten Lösungsfindung für Hilfsmittelanbieter und Medizintechnikbetriebe.