Optimale Softwareimplementierung:
Auftragserteilung und Schulungsplanung
Wenn Sie den Auftrag an die Softwarefirma geben, geht’s los. Helfen Sie dabei dem Softwareunternehmen, Ihren betrieblichen Bedürfnissen bestmöglich zu entsprechen und erklären Sie in Ihrem Auftrag klar, was Sie erwarten. Ein gut ausgearbeiteter Auftrag beinhaltet Termine, Meilensteine, Ziele und Ressourcen. Damit die Einhaltung des Auftrags überprüft werden kann, sollten möglichst alle Vereinbarungen protokolliert und Fortschritte in regelmäßigen Statusberichten festgehalten werden: Prüfen Sie also regelmäßig den Status der unterschiedlichen Arbeitspakete (z.B. Installation der Software, die Migration der Daten, die Schulungsphase etc.).
Seien Sie sich bewusst, dass auch beim Softwarewechsel Verzögerungen und Zwischenfälle auftreten können. Wie im Tagesgeschäft müssen Sie auch hier flexibel sein und die Planung entsprechend anpassen. Es gibt viele Gründe, weswegen Verzögerungen eintreten können: Der Umfang des Projekts kann sich ändern, die Anforderungen gestalten sich anders als erwartet, Ressourcen entfallen (z.B. durch Personalausfall) oder Teilprojekte / Arbeitspakete (wie z.B. Schulungsmaßnahmen) müssen verschoben werden.
Bei der Durchführung der Schulungsmaßnahmen sollten Sie darauf achten, dass der Software-Anbieter sowohl Inhouse- als auch Online-Schulungsangebote anbietet. Durch Online-Seminare fallen Ihre Mitarbeiter:innen kürzer aus, da diese auch direkt im Betrieb oder im Home-Office absolviert werden können. Video-Schulungen ermöglichen zudem, Lerneinheiten in einem individuellen Tempo zu absolvieren und sich bei Bedarf Funktionalitäten mehrmals veranschaulichen und erklären zu lassen.