Softwarewechsel: Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Ein Wechsel bei software-basierten Geräten – ob Computer/Laptop oder Smartphone – kann Unsicherheit und Unbehagen verursachen. Die Assoziationen sind selten positiv: kostenintensiv, zeitraubend und kompliziert. Wenn Hardware wie Laptop oder Smartphone jedoch so veraltet ist, dass sie nicht mehr den aktuellen Ansprüchen gerecht wird, dann muss Ersatz her. Ähnlich verhält es sich mit Softwarelösungen: Wenn die bisher genutzte Software den betrieblichen Anforderungen nicht mehr gerecht wird, dann wird es früher oder später Zeit für einen Softwarewechsel. Wie jedoch machen Sie aus einem Bauchgefühl Gewissheit?
Wenn sie Abläufe verkompliziert, nicht vollständig abbildet oder verlangsamt, dann verfehlt die Software schlichtweg ihren Sinn. Die Konsequenz: Frustration bei den Mitarbeiter:innen, Kund:innen und eine Stagnation der Unternehmensprozesse. Die Folge können hohe Kosten sein und weniger Ertrag.
Um das zu verhindern, sollten Geschäftsführer:innen in regelmäßigen Abständen prüfen, ob die genutzte Software noch zu den betrieblichen Bedürfnissen und Ansprüchen passt. Was jedoch müssen Sie beachten und welche Fragen müssen Sie sich vorab stellen, um sich faktenbasiert – und somit abseits des bloßen Bauchgefühls – für oder gegen einen Wechsel zu entscheiden?
Wertvollen Input können Ihnen – neben den eigenen Erfahrungen – Ihre Mitarbeiter:innen, die regelmäßig mit der Software arbeiten, geben. Sprechen Sie mit Ihren Angestellten, ob und inwiefern die genutzte Software die Arbeit erleichtert oder ob im Alltag vermehrt software-basierte Herausforderungen auftreten:
- Werden alle, für einen reibungslosen Ablauf notwendigen, Prozesse abgedeckt? Wenn nein: Was fehlt?
- Muss bei der Arbeit zwischen mehreren Plattformen gewechselt werden?
- Ist die Handhabung zeitgemäß und intuitiv – erleichtert die Software den Mitarbeitern die Arbeit?
- „Wächst“ die Software adäquat zu Ihren betrieblichen Ansprüchen?
- Wie hoch ist der manuelle Verwaltungsaufwand (Erfassung Stammdaten, Vertragspreise)?
- Kann der Außendienst mobil und offline arbeiten?
- Ist die Software GoBD-, MDR- und DSGVO-konform?
- Sind alle wichtigen Kennzahlen schnell zur Hand?
- Ist der Kundenservice des Dienstleisters zufriedenstellend: Wird die Software weiterentwickelt und berät der Anbieter allumfassend – also auch in Bezug auf interne Prozesse und bei der Anwendung der Software?
- Gibt es e-Learning-Angebote, Anwendungsvideos und FAQ z.B. auf der Homepage?
- Ist die Software übersichtlich gestaltet und nutzerfreundlich? Gibt es einen sinnvollen „roten Faden“ in der Gestaltung und Handhabung?
- Gibt es bereits Erfahrungen mit anderen Softwarelösungen? Wenn ja: Gibt es Software, die die Mitarbeiter:innen (mehr) überzeugt hat?
Sensibilisieren Sie Ihre Angestellten, über einen definierten Zeitraum software-basierten Problemen mehr Aufmerksamkeit zu schenken und diese ggf. nebenbei zu dokumentieren. Dies muss keine detaillierte Aufstellung sein – kurze Notizen, die das aufgetretene Problem festhalten, sind absolut ausreichend. Diese Dokumentation kann Aufschluss über regelmäßig auftretende Probleme geben, die man gegebenenfalls sonst im Alltag aus Gewohnheit übersieht oder zähneknirschend hinnimmt.
Wenn Sie vermehrt Probleme feststellen oder Ihre Mitarbeiter:innen verstärkt Kritik an der Software äußern, sollten Sie handeln: Entweder sprechen Sie mit ihrem bisherigen Softwareanbieter über Optimierungsmöglichkeiten oder Sie lassen sich Alternativprodukte anderer Anbieter vorstellen.
