Team-Meetings richtig strukturieren: Diese Tipps solltest du beachten

Einführung

Da in einer Praxis meistens nicht alle Mitarbeiter:innen zeitgleich da oder in Behandlungen mit Patient:innen sind, finden Teammeetings in der Praxis im Normalfall außerhalb der Öffnungszeiten statt. Das ist für niemanden optimal, da der Praxisalltag bereits anstrengend genug ist. Dennoch sind Teammeetings wichtig, um das Team gemeinsam an einen Tisch zu bekommen und verschiedene Abläufe sowie Aufgaben zu klären und zu verteilen. Und auch wenn Ihr Team jeden Tag 8 Stunden gemeinsam in der Praxis ist, ist dennoch jede:r mit seinen:ihren eigenen Aufgaben beschäftigt und es geschieht immer häufiger, dass im stressigen Alltag Dinge im Sand verlaufen, weil nicht mehr dran gedacht wird oder die Verantwortungen nicht explizit geklärt sind.

Vor dem Meeting

Agenda im Vorfeld bestimmen

Vielleicht haben Sie ein regelmäßiges Teammeeting, bei dem immer dieselben Dinge und Aufgaben besprochen werden. Dann ist eine Agenda schon vorherbestimmt. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, solltest du vor einem Teammeeting eine Agenda erstellen, damit alle Teilnehmenden wissen worum es geht und sich vorbereiten können. Falls Ihr Schwierigkeiten haben solltet, eine Agenda zu erstellen, solltet Ihr euch die Frage stellen, ob es sich überhaupt lohnt, das Teammeeting abzuhalten oder es unnötig ist und ausfallen kann.

Die Notwendigkeit immer wieder überprüfen

Falls euer Teammeeting ein Serientermin ist – zum Beispiel alle zwei Wochen oder einmal pro Monat – dann solltet Ihr von Zeit zu Zeit nachvollziehen, ob dieser Termin in dem Rhythmus notwendig ist oder ob es entzerrt werden kann. Zeit dafür aufzuwenden, wenn einige Sachen in knapp fünf Minuten besprochen werden können, bringt niemanden weiter und sorgt für Unmut im Team. 
Sobald Meetings keine Notwendigkeit mehr haben, werden sie langwierig, niemand beteiligt sich daran und es sorgt grundsätzlich auch für schlechte Stimmung unter den Mitarbeiter:innen. Also tun Sie sich selbst den Gefallen und sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden einen Grund haben, dort zu sein.

Nur besprechen, was ALLE betrifft

Vielleicht merkst du bei der Vorbereitung deines Teammeetings, dass du unbedingt noch etwas mit Sabine abklären musst. Das kommt sofort in die Agenda.
Falsch! Bitte nicht!
Dinge, die nur einzelne Mitarbeiter:innen betreffen, gehören nicht in ein Teammeeting. Das sorgt nämlich dafür, dass alle anderen, für die es nicht relevant ist, sofort abschalten. Falls es jedoch so sein sollte, dass ein paar Punkte nur die Hälfte des Teams betreffen, kannst du auch die Meeting Struktur in zwei Teile aufteilen. Diejenigen, die nicht angesprochen sind, können den Raum bereits verlassen und entweder in den wohlverdienten Feierabend oder zurück an die Arbeit gehen. Das steigert die Effizienz und auch die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.

Den Punkt "Sonstiges" streichen

An diesem Punkt kann alles passieren. Niemand weiß, welche Punkte hier noch angesprochen werden. Vielleicht verbirgt sich hier die große Überraschung, die eine Riesendiskussion anzettelt. Das Ganze ist also nicht planbar und sollte dementsprechend gestrichen werden. Hat jemand einen Punkt, der in das Meeting gehört, sollte es im Vorfeld angemerkt und mit aufgenommen werden.

Während des Meetings

Zeit begrenzen und Anfang und Ende einhalten

Die chronischen Zuspätkommer:innen, die noch kurz eine Tasse Kaffee brauchen, kennt jede:r. Das sorgt allerdings oft dafür, dass Meetings verspätet anfangen und dementsprechend auch länger dauern. Das bringt die gesamte Planung durcheinander und einige Teilnehmer:innen haben eventuell noch Termine oder Behandlungen im Anschluss und können nicht länger bleiben. Ist das Meeting für 17 Uhr angesetzt? Dann startet es um 17 Uhr. Und wenn Ihr Teammeeting für 60 Minuten angesetzt ist, dann sollten Sie als Leiter:in dafür sorgen, dass nach 60 Minuten alle Punkte abgearbeitet wurden. Im Vorfeld kannst du durch die Agenda ungefähr einschätzen, wie viel Zeit jeder Punkt in Anspruch nimmt und hier dementsprechend einen kleinen Puffer einbauen.

Wichtig ist auch: Wenn Sie das Meeting leiten sollten Sie immer mal wieder einen Blick auf die Uhr werfen, damit Sie den zeitlichen Rahmen für die einzelnen Punkte einhalten können. Und wenn Sie merken, dass Sie mit allen Punkten schneller durch sind – umso besser. Sie müssen das Zeitbudget nicht komplett aufbrauchen. Ihre Mitarbeiter:innen werden sich freuen, wenn es schneller geht.

Straffe Moderation

Damit Sie die Zeit begrenzen und alle Timings einhalten können, ist es wichtig, dass du eine straffe Moderation hast. Das heißt, SIe als Leiter:in oder Moderator:in hast den Überblick über die Agenda und verantwortest, dass niemand vom Thema abschweift und der zeitliche Rahmen der Meeting Struktur eingehalten wird. Außerdem ist es Ihre Aufgabe, dass alle wesentlichen und wichtigen Beiträge zu den Themen gehört werden und die Regeln eurer Meetingkultur eingehalten werden.

Sie sind jedoch nicht die einzige Person, die im Meeting einen Beitrag hat, sondern auch Ihr Team.
Oft ist es in Meetings so, dass es eine gute Chance ist, sich vor dem:der Vorgesetzten gut darzustellen. Deswegen neigen einige Mitarbeiter:innen manchmal dazu, auszuschweifen.
Die Folge ist, dass Zeiten nicht eingehalten werden können. Damit dies nicht passiert, sollten Sie ihre Mitarbeitern im Vorfeld bereits die KISS Formel beibringen.

KISS Formel

KISS kommt aus dem Englischen und steht für Keep it short and simple. Halten Sie sich kurz und einfach. So wie ein Meeting sein sollte. Die wichtigen Themen sollen aufgegriffen werden, allerdings sollte alles kurz und einfach erläutert werden und unnötige Sachen werden gestrichen. So bleibt es spannender für alle Beteiligten

Regeln der Meetingkultur

Die Regeln der Meetingkultur sollte jede:r Praxisinhaber:in für sich und ihr Team selbst entscheiden. Wir zeigen Ihnen einige Beispiele für Regeln, die während eines Meetings eingehalten werden sollten:

pünktlich sein: das Warten auf Teammitglieder sorgt dafür, dass der zeitliche Rahmen nicht eingehalten werden kann
ausreden lassen: ein respektvoller Umgang untereinander ist im Team sehr wichtig
konstruktive Kritik: Jede:r soll von den Ideen und Erfahrungen der Arbeitskolleg:innen profitieren. Allerdings soll hier das Problem, nicht die Person angegriffen werden
Smartphones bleiben in der Tasche: jegliche Ablenkungen sollten vermieden werden, damit alle Teilnehmenden bei der Sache bleiben 
das Meeting wird nicht vorzeitig verlassen: Ausnahmen bei anstehender Behandlung etc.

Nach dem Meeting

 Entscheidungen dokumentieren und Aufgaben verteilen

Im Anschluss an das Teammeeting sollten alle Entscheidungen, die getroffen wurden, so dokumentiert werden, dass jede:r Zugriff darauf hat und es im Zweifel noch einmal nachschauen kann. So können auch die aus dem Teammeeting entstandenen Aufgaben für jede:n festgehalten und mit einem festen Datum für die Erledigung versehen werden. Im stressigen Praxisalltag kann es sonst vorkommen, dass Aufgaben, die außerhalb der Behandlungen sind, vergessen werden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, sollte einem kurzen, aber doch sehr effizienten Meeting nichts mehr im Weg stehen.