Lösung finden

Wenn Urlaub auf
Fachkräftemangel trifft

Der Fachkräftemangel ist für viele Hilfsmittelbetriebe längst keine Ausnahme mehr, sondern Teil des Arbeitsalltags. Besonders spürbar wird er in Ferien- und Urlaubszeiten: Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig fehlen, müssen zentrale Aufgaben mit weniger Personal bewältigt werden. 

Die Folgen ziehen sich von der Verwaltung ohne Umweg in den Versorgungsprozess. Kostenvoranschläge warten auf Bearbeitung, die Versorgung stockt. Abrechnungen verzögern sich oder Rückstände bauen sich auf. Was zunächst nach einzelnen offenen Vorgängen aussieht, kann schnell Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse und damit auch auf die wirtschaftliche Stabilität des Betriebs haben. 

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Engpässe frühzeitig abfedern

Anders als kurzfristige Krankheitsausfälle lassen sich Urlaubszeiten in der Regel frühzeitig planen. Genau darin liegt eine Chance: Betriebe können schon im Vorfeld prüfen, an welchen Stellen Kapazitäten knapp werden und welche Aufgaben im Ernstfall liegen bleiben würden. 

Statt die zusätzliche Arbeit vollständig auf das verbleibende Team zu verteilen, kann es sinnvoll sein, einzelne administrative Tätigkeiten temporär auszulagern. 

„Gerade in Ferienzeiten sollte es nicht darum gehen, die vorhandenen Mitarbeitenden noch stärker zu belasten. Entscheidend ist, frühzeitig zusätzliche Kapazitäten zu schaffen und Rückstände möglichst gar nicht erst entstehen zu lassen“, weiß Branchenexperte Denis Voca, Key Account Manager für od | assist. 

Entlastung dort, wo sie gebraucht wird

Eine solche Unterstützung kann beispielsweise die Abrechnungsvorbereitung, Kostenvoranschläge, die Taxierung von Verordnungen, Fallpauschalen oder die Bearbeitung von Absetzungen umfassen. 

Mit od | assist bietet opta data dafür eine Lösung, bei der definierte administrative Aufgaben übernommen werden können. Der Vorteil: Zusätzliche Kapazitäten müssen nicht dauerhaft aufgebaut werden, sondern können gezielt in Phasen eingesetzt werden, in denen der eigene Personalbestand an seine Grenzen kommt. 

Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels kann das helfen, zwei Ziele miteinander zu verbinden: das bestehende Team zu entlasten und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass wichtige Prozesse weiterlaufen. 

Urlaub sollte nicht zum Rückstau führen

Ferienzeiten werden auch künftig eine Herausforderung für die Personalplanung bleiben. Wer Engpässe frühzeitig mitdenkt, kann jedoch verhindern, dass aus wenigen Wochen reduzierter Besetzung ein langfristiger Arbeitsrückstand entsteht. 

Der Schlüssel liegt dabei weniger darin, vorhandene Ressourcen immer weiter auszureizen – sondern darin, sie gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen. 

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