CareMan Office

Die All-in-one-Lösung für private Fahr- und Rettungsdienste sowie Hilfsorganisationen

CareMan Office - für private Fahr- und Rettungsdienste sowie Hilfsorganisationen

Der Arbeitsalltag im Backoffice von Rettungsdiensten und Krankentransportunternehmen ist zwar anders, aber ähnlich anspruchsvoll wie der Einsatz der Kräfte vor Ort.

Aufträge annehmen. Einsätze planen und disponieren. Fahrzeuge zuordnen. Dauerpatienten verwalten. Die Abrechnung vorbereiten und ohne Informationsverlust mit verschiedenen Stellen kommunizieren – auch in der Verwaltung der Rettungsdienste zählen Schnelligkeit und Präzision!

Zettelwirtschaft, Tabellen und das Arbeiten mit unterschiedlichen Programmen kann zu Fehlern führen und die Qualität in der Dienstleistung mindern. Bei Personentransporten ein No-Go!

Die umfassende Software CareMan Office bringt Sie auf Spur: Mit verschiedenen Modulen unterstützt CareMan Office die Mitarbeiter in Rettungsdiensten und Krankenbeförderungsbetrieben bei nahezu allen Aufgaben, die mit der Planung, Überwachung, Durchführung und Abrechnung von Personen- und Sachtransporten anfallen. Für viele private Fahr- und Rettungsdienste und auch für große Hilfsorganisationen daher längst eine All-in-One-Lösung, auf die sie nicht mehr verzichten wollen.

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Alle Module in der Übersicht

Flexibel hinzubuchbar für Ihre individuelle Gesamtlösung

Automatische Disposition

Dispositionsvorschläge ganz automatisch

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Disposition

Einsätze erfassen, planen und überwachen

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Einsatzabrechnung

Transportabrechnung

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Linienverkehr

Werkstatt-/ Schülerverkehr

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Sonderdienste

Universell einsetzbar in verschiedenen Fachbereichen

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Vertragsabrechnung

Verwaltung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Vertragsleistungen

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Ehrenamt

Unterstützung bei ehrenamtlichen Mitarbeitern

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Fördermitglieder

Mitgliederverwaltung

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CareMan mobile

Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer

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WebOrder

Der schnellste Weg zum Auftrag

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Reha-Transporte

Mehr Übersicht, bessere Planung

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Sanitätsdienst

Einsatzplanung in wenigen Schritten

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Automatische Disposition
Modul

Automatische Disposition

Die Planung des Folgetages in der Disposition kostet bei Ihnen immer viel Zeit? Dann sollten Sie das CareMan Office-Modul Automatische Disposition kennenlernen. Es erstellt mit geringstem Aufwand einen Dispositionsvorschlag für den kommenden Tag und berücksichtigt dabei alle Kriterien wie Besatzungsplan, Transportarten (sitzend, Rollstuhl usw.). Das vorgeschlagene Ergebnis optimiert auch die Anschlussfahrten und reduziert so Leerfahrten und unnötige Wartezeiten.

Praktisch auch bei spontanen Einzelaufträgen im Tagesgeschäft: Hier kann das die Automatische Disposition ebenso einen Dispositionsvorschlag mit der KFZ-Auswahl unter den o. g. Parametern erstellen.

  • Darstellung im GANTT-Diagramm
  • Anzeige in PTV- oder Map&Guide-Karte
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Disposition – Einsätze erfassen, planen und überwachen
Modul

Disposition – Einsätze erfassen, planen und überwachen

Herzstück und Basismodul Ihres Transportmanagements ist die Disposition. Hier erfassen Sie geplante und spontane Einsätze, verwalten, planen und überwachen Daueraufträge – und vieles mehr. Tabellen oder Grafiken und frei definierbare Eingabemasken machen die Arbeit besonders übersichtlich.

Dank Verbindung zur Einsatzabrechnung werden Ihre Einsätze schnell und sicher zu Geld. Nach der Übergabe der abgeschlossenen Aufträge an das Abrechnungsmodul findet die Preisermittlung statt und die Fakturierung ist bestens vorbereitet.

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  • schnelle Erfassung von geplanten und spontanen Einsätzen
  • einfache Auftragsüberwachung
  • intuitives Anlegen, Bearbeiten und Suchen von geplanten und aktiven Einsätzen
  • automatische Generierung von Rück- und Anschlussfahrten
  • flexible Gestaltung von Übersichten, Erfassungsmasken und Datentabellen je Disponent
  • integrierter Terminkalender
  • Auslastungsanzeige – tabellarisch und grafisch
  • Routenberechnung
  • Anzeige der Fahrzeugstandorte und Status
Modul

Einsatzabrechnung (Transportabrechnung)

Ob im Rettungsdienst, bei Krankentransporten, im Behindertenfahrdienst oder bei Sachtransporten: Mit dem CareMan Office-Modul Einsatzabrechnung rechnen Sie Einsätze aller Art einfach, bequem und sicher ab. Automatische Prüfmechanismen helfen Ihnen dabei, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden.

  • Import von Einsatzdaten aus externen Erfassungsgeräten
  • automatische Erstellung von Einzel- und Sammelrechnungen und Rechnungen über Eigenanteile
  • komfortable Bearbeitung von Rückläufern und Nachberechnungen
  • automatische Preisermittlung – auch auf der Grundlage freier Tarifgestaltungen
  • DTA-Abrechnung nach § 302 SGB V mit umfangreichen Datenschnittstellen
  • konfigurierbare Erfassungsmasken und Datentabellen
  • Datenauswertung
  • integrierte Verwaltung offener Posten mit Mahnwesen im Rechnungsdesign
  • Schnittstelle zu Ihrem Finanzbuchhaltungssystem (z. B. CareMan FibuNet)
  • Abrechnung auf Basis von Kilometerangaben (mit GeoSystem)
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Einsatzabrechnung (Transportabrechnung)
Linienverkehr (Werkstatt-/Schülerverkehr)
Modul

Linienverkehr
(Werkstatt-/ Schülerverkehr)

Wenn Sie regelmäßig Schulbus- und Behindertenwerkstattfahrten oder Fahrten zu ähnlichen Einrichtungen durchführen, bietet Ihnen CareMan die passende Unterstützung: Mit dem Modul Linienverkehr ist es ganz einfach, Fahrten zu planen und abzurechnen. Grundlage jeder Fahrt ist dabei ein individueller Tourenplan:

  • einfache Verwaltung aller Fahrgäste und deren Wohn-, Aufnahme- und Zielorte sowie der jeweiligen Zeiten
  • bequeme Zuordnung der Fahrgäste zur Tour über Bildschirmdialoge
  • Verwaltung und Vorplanung von Tages-, Wochen- oder Monatsplänen auf der Basis von Stamm Tourenplänen
  • Berechnung und Optimierung der Route durch das Modul GeoSystem

Und auch bei der Abrechnung Ihrer Touren können Sie auf das Modul Linienverkehr setzen: Es unterstützt Sie bei allen Varianten der Abrechnung mit den Kostenträgern und Schulverwaltungsämtern.

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Modul

Vertragsabrechnung

Die Verwaltung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Vertragsleistungen erledigt die Vertragsabrechnung für Sie, so z. B. im Fall von Hausnotrufgebühren, Schulgeld, Leistungen für Kindertagesstätten oder Beiträgen. Ganz gleich, ob Sie Papierbelege oder Buchungssätze erstellen möchten: Die Vertragsabrechnung hilft Ihnen, effektiv zu arbeiten, Fälligkeiten zu überwachen und jederzeit den Überblick zu behalten. Apropos Fälligkeiten: Diese können Sie im Bedarfsfall auch stoppen. Anschließend wird automatisch wieder mit der Abrechnung der fälligen Beträge begonnen.

  • effektive Vertragsverwaltung mit Bankeinzug
  • Fälligkeitsüberwachung
  • Kostenträger-Splitting
  • frei definierbare Leistungskataloge
  • DTA nach § 105 SGB XI
  • ahlweise Bankeinzug oder Rechnungsdruck
  • Übergabe an die Finanzbuchhaltung (z. B. CareMan FibuNet) mit automatischem Adressabgleich
  • Schnittstelle zu weiteren Finanzbuchhaltungssystemen
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Modul

Sonderdienste

Ein echter Alleskönner: das universell einsetzbare Modul Sonderdienste. Mit ihm erledigen Sie die Rechnungslegung für alle Leistungen und Lieferungen, die nach der Formel „Menge x Preis“ abzurechnen sind, im Handumdrehen. Ob Erste Hilfe, Ausbildung, Menüdienst, Tagespflege, Vermietung und Verpachtung, Beiträge, betreutes Wohnen oder Schulgeld

  • die Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Fachbereichen sind nahezu unbegrenzt:
  • frei definierbarer Leistungs- und Artikelkatalog
  • frei definierbare Belegverwaltung für Einkaufs- und Verkaufsbelege
  • Material- und Lagerverwaltung mit Inventur und Chargenverwaltung
  • Verwaltung offener Posten und Mahnwesen
  • automatische Kontierung zur Buchungsübergabe
  • Übergabe an die Finanzbuchhaltung CareMan FibuNet
  • mit Bereitstellung von OP-Daten und automatischem Adressabgleich
  • Schnittstelle zu weiteren Finanzbuchhaltungssystemen
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Modul

Ehrenamt

Bei der Abrechnung von Aufwandsentschädigungen und Vergütungen ehrenamtlicher Mitarbeiter bietet Ihnen das Modul Ehrenamt effektive Unterstützung:

  • Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
  • Entlastung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Übernahme erfasster Rückmeldedaten aus dem Modul Sanitätsdienst
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Modul

Fördermitglieder (Mitgliederverwaltung)

Bei dem Erweiterungsmodul CareMan Mitgliederverwaltung handelt es sich um ein Verwaltungs- und Abrechnungssystem speziell für Kreisverbände und Ortsvereine. Das Modul beinhaltet alle wichtigen Funktionen für die professionelle Verwaltung von Fördermitgliedern, so dass alle Informationen zu jedem einzelnen Mitglied auf einen Blick ersichtlich sind.

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  • Verwaltung der Stammdaten
  • monatliche, quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Berechnung der Beiträge
  • Erfassung von Sonder.- und Vertragsleistungen
  • Ermittlung der monatlichen Sollstellung und Erstellung der Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung
  • SEPA Mandatsverwaltung
  • Auswertungen und Statistiken (z. B. Planung der Einnahmen für zukünftige Beitragseinzüge etc.)
CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer
Modul

CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer

Kommunikation und Abrechnungsvorbereitung in einem – das ist CareMan mobile. Das erweiterte Modul bietet Ihnen jetzt nicht nur alle Vorteile einer direkten Kommunikation zwischen Fahrzeug und Leitstelle, sondern sorgt auch für lückenlose Datensätze bei der Abrechnung. Direkt aus CareMan Office senden Sie Auftragsdaten und Nachrichten an das Android-Smartphone Ihres Fahrers. Dort angekommen, hat der Fahrer Zugriff auf sämtliche Auftragsdaten – auch auf alle abrechnungsrelevanten Daten, die er ergänzen und korrigieren kann. Und auch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) garantiert saubere Daten und reduziert somit Nacharbeit und Rückläufer:

  • Übermittlung von Einsatzdaten an das Fahrzeug
  • Daten erfassen, bearbeiten und an CareMan Office übermitteln
  • Auslesen der eGK und Zuordnung zum Datensatz
  • Statusmeldungen, Sprechwünsche und Pausenzeiten senden
  • GPS-Position übermitteln (Fahrzeugortung)
  • Navigation zur Start-/Zieladresse
  • Übertragung Unterschrift und Bilddateien
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Modul

WebOrder – Der schnellste Weg zum Auftrag

Ein besonderer Service für Ihre Kunden und eine deutliche Entlastung Ihrer Telefonzentrale: Mit WebOrder übermitteln Krankenhäuser, Arztpraxen, Altenheime und viele andere Auftraggeber ihren Fahrwunsch einfach online an Sie. Die im Webbrowser (z. B. Internet Explorer) eingegebenen Wünsche werden direkt in die Disposition übernommen – das spart Zeit und Arbeit:

  • schnelle Übermittlung von Fahraufträgen via Internet
  • automatische Überwachung des Auftragseingangs und ­Information Ihres Disponenten
  • direkte Auftragsübernahme in die Disposition
  • Statusmeldung an den Auftraggeber
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CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer
Modul

Reha-Transporte – Mehr Übersicht, bessere Planung

Da sich Fahrgäste und deren Behandlungszeiten häufig täglich ändern, kann bei der Organisation von Transporten von und zu Reha-Einrichtungen – anders als im Linienverkehr – meist kein fester Tourenplan definiert werden. Zudem werden konkrete Informationen oft erst am Vorabend übermittelt.

Mit dem Modul Reha-Transporte ist es dennoch besonders einfach, Tagestouren bei täglich wechselnden Fahrgästen und Uhrzeiten schnell und komfortabel zu planen:

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  • Der integrierte Tourengenerator erstellt für Sie automatisch Tagestouren für die jeweiligen Fahrzeuge, zu festgelegten Zielorten und zu definierten Uhrzeiten.
  • Übersichtliche Bildschirmdialoge helfen Ihnen, die einzelnen Fahrgäste den jeweiligen Touren zuzuordnen.
  • GeoSystem ermittelt Zeiten und Entfernungen und optimiert die Touren für Sie.
  • Verspätungen und Überschreitungen von Warte- oder Fahrzeiten werden in der Tourenplanung rechtzeitig erkannt.
  • Für die bequeme Abrechnung definiert CareMan einzelne Rechnungsstapel je Kostenträger, die Sie nach Kilometern, Fahrzeiten oder Pauschalen abrechnen können.
Modul

Sanitätsdienst – Neue Aufgaben, neue Lösungen

Auf der Grundlage der Maurer-Tabelle oder frei definierbarer Leistungen sowie einer detaillierten Beschreibung der anstehenden Veranstaltung, planen Sie Ihren Einsatz in wenigen Schritten. Bei der Kalkulation Ihres Angebots unterstützt Sie das Modul ebenso wie bei der Rechnungslegung:

  • Kalkulation auf Basis der Maurer-Tabelle und/oder freier Leistungen
  • Angebotserstellung
  • Disposition der Einsatzmittel und -kräfte
  • Übergabe erfasster Rückmeldedaten bei Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter an das Modul Ehrenamt
  • Weiterleitung vorgeplanter Einsatzmittel an die Disposition
  • Statistiken und Auswertungen
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Sanitätsdienst – Neue Aufgaben, neue Lösungen

Als Ihr persönlicher Ansprechpartner bin ich gern für Sie da.

Sie haben Fragen zu unseren Produkten oder Dienstleistungen? Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.

Thorsten von der Fecht

Vertriebsleiter Transport & Rettungsdienst
0201 32068-534
t.vonderfecht@optadata-gruppe.de

Ausgezeichnet!

Unser wichtigstes Ziel ist die Zufriedenheit unserer Kunden. Umso mehr freuen wir uns, dass die Qualität unserer Serviceleistungen auch von unabhängiger Stelle bestätigt wird.

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