CareMan Office - für private Fahr- und Rettungsdienste sowie Hilfsorganisationen

CareMan Office

Die All-in-one-Lösung für private Fahr- und Rettungsdienste sowie Hilfsorganisationen

Aufträge annehmen, Einsätze planen und disponieren, Fahrzeuge zuordnen, Dauerpatienten verwalten, die Abrechnung vorbereiten und mit verschiedenen Stellen ohne Informationsverlust kommunizieren – wer hierbei noch auf die klassische Zettelwirtschaft, Tabellen, unterschiedliche Programme und das analoge Funkgerät setzt, stößt schnell an seine Grenzen.

Mit CareMan Office entscheiden Sie sich für eine Software, die für private Fahr- und Rettungsdienste ebenso zur unverzichtbaren All-in-one-Lösung geworden ist wie für zahlreiche Hilfsorganisationen. Durch den modularen Aufbau genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, unterstützt CareMan Office Sie in nahezu allen Aufgaben, die bei der Planung, Überwachung, Durchführung und Abrechnung von Personen- und Sachtransporten anfallen. CareMan Office verbindet mehrere Module zu einer einheitlichen, übergeordneten Lösung und passt sich dabei genau an die Anforderungen und EDV-Strukturen in Ihrem Unternehmen an.

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Alle Module in der Übersicht

Flexibel hinzubuchbar für Ihre individuelle Gesamtlösung

AutoDispo

Dispositionsvorschläge ganz automatisch

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Disposition

Einsätze erfassen, planen und überwachen

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Einsatzabrechnung

Transportabrechnung

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Linienverkehr

Werkstatt-/ Schülerverkehr

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Sonderdienste

Universell einsetzbar in verschiedenen Fachbereichen

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Vertragsabrechnung

Verwaltung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Vertragsleistungen

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Ehrenamt

Unterstützung bei ehrenamtlichen Mitarbeitern

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Fördermitglieder

Mitgliederverwaltung

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CareMan mobile

Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer

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WebOrder

Der schnellste Weg zum Auftrag

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Reha-Transporte

Mehr Übersicht, bessere Planung

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Sanitätsdienst

Einsatzplanung in wenigen Schritten

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Automatische Disposition
Modul

Automatische Disposition

Sind auch Sie mit der Planung des Folgetages in der Disposition immer wieder längere Zeit beschäftigt. Dann sollten Sie unser neues Modul „AutoDispo“ kennenlernen. Lassen Sie mit geringstem Aufwand einen Dispositionsvorschlag für den kommenden Tag erstellen.

Sie definieren die verfügbaren KFZ-Fahrzeuge und die CareMan-Disposition erstellt mit dem ergänzenden Modul „AutoDispo“ den Dispositionsvorschlag unter Berücksichtigung vom Besatzungsplan, Transporten wie sitzend, Rollstuhl usw., bevorzugte Einsatzgebiete. Innerhalb des Vorschlages erfolgt automatisch eine Optimierung der Anschlussfahrten um Leerfahrten und unnötige Wartezeiten zu minimieren. Der Dispositionsvorschlag wird im neuen GANTT-Diagramm dargestellt. Hiermit erhalten Sie eine Übersicht über die KFZ-Fahrzeug-Auslastungen des geplanten Tages und die Fahrten können je KFZ auf der Karte – hier PTV / Map&Guide– angezeigt werden. Bei spontanen Einzelaufträgen im Tagesgeschäft kann das Modul ebenso einen Dispositionsvorschlag mit der KFZ-Auswahl unter den o.g. Parametern erstellen.

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Disposition – Einsätze erfassen, planen und überwachen
Modul

Disposition – Einsätze erfassen, planen und überwachen

Das Herzstück und Basismodul Ihres Einsatzleitsystems. Mit ihm erfassen Sie geplante und spontane Einsätze, verwalten, planen und überwachen Daueraufträge – und vieles mehr. Tabellarische und grafische Übersichten sowie frei definierbare Erfassungsmasken und Tabellen unterstützen Sie bei der effektiven Disposition.

Die Verbindung zur Einsatzabrechnung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Einsätze schnell und sicher zu Geld werden: Wurden alle abrechnungsrelevanten Daten richtig und vollständig erfasst, findet mit der Übergabe abgeschlossener Aufträge an das Abrechnungsmodul die Preisermittlung statt und die Fakturierung ist bereits erledigt:

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  • Erfassung von geplanten und spontanen Einsätzen
  • Auftragsüberwachung
  • Anlegen, Bearbeiten und Suchen von geplanten und aktiven Einsätzen
  • automatische Generierung von Rück- und Anschlussfahrten
  • flexible Gestaltung von Übersichten, Erfassungsmasken und Datentabellen je Disponent
  • integrierter Terminkalender
  • Auslastungsanzeige – tabellarisch und grafisch
Modul

Einsatzabrechnung (Transportabrechnung)

Transporteinsätze aller Art – ob Rettungsdienst, Krankentransport, Behindertenfahrdienst oder Sachtransporte – rechnen Sie mit dem Modul Einsatzabrechnung einfach, bequem und sicher ab. Automatische Prüfmechanismen helfen Ihnen dabei, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden – ebenso lassen sich Einsatzdaten direkt aus externen Erfassungsgeräten importieren:

  • automatische Erstellung von Einzel- und Sammelrechnungen und Rechnungen über Eigenanteile
  • komfortable Bearbeitung von Rückläufern und Nachberechnungen
  • automatische Preisermittlung – auch auf der Grundlage freier Tarifgestaltungen
  • DTA-Abrechnung nach § 302 SGB V mit umfangreichen Datenschnittstellen
  • konfigurierbare Erfassungsmasken und Datentabellen
  • Datenauswertung
  • integrierte Verwaltung offener Posten mit Mahnwesen im Rechnungsdesign
  • Schnittstelle zu Ihrem Finanzbuchhaltungssystem 
(z. B. CareMan FibuNet)
  • Abrechnung auf Basis von Kilometerangaben 
(mit GeoSystem)
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Einsatzabrechnung (Transportabrechnung)
Linienverkehr (Werkstatt-/Schülerverkehr)
Modul

Linienverkehr (Werkstatt-/Schülerverkehr)

Wenn Sie regelmäßig Schulbus- und Behinderten-werkstattfahrten oder Fahrten zu ähnlichen Einrichtungen durchführen, bietet Ihnen CareMan die passende Unterstützung: Mit dem Modul Linienverkehr ist es ganz einfach, Fahrten zu planen und abzurechnen. Grundlage jeder Fahrt ist dabei ein individueller Tourenplan:

  • einfache Verwaltung aller Fahrgäste und deren Wohn-, Aufnahme- und Zielorte sowie der jeweiligen Zeiten
  • bequeme Zuordnung der Fahrgäste zur Tour über Bildschirmdialoge
  • Verwaltung und Vorplanung von Tages-, Wochen- oder Monatsplänen auf der Basis von Stamm Tourenplänen
  • Berechnung und Optimierung der Route durch das Modul GeoSystem

Und auch bei der Abrechnung Ihrer Touren können Sie auf das Modul Linienverkehr setzen: Es unterstützt Sie bei allen Varianten der Abrechnung mit den Kostenträgern und Schulverwaltungsämtern.

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Modul

Sonderdienste

Die Verwaltung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Vertragsleistungen erledigt die Vertragsabrechnung für Sie, so z. B. im Fall von Hausnotrufgebühren, Schulgeld, Leistungen für Kindertagesstätten oder Beiträgen. Ganz gleich, ob Sie Papierbelege, Dateien für Electronic Banking oder Buchungssätze erstellen möchten: Die Vertrags-abrechnung hilft Ihnen, effektiv zu arbeiten, Fälligkeiten zu überwachen und jederzeit den Überblick zu behalten. Fälligkeiten können Sie dabei vorläufig unterbrechen – z. B. dann, wenn Sie Ihrem Kunden aufgrund einer Reha-Maß-nahme oder eines Krankenhausaufenthaltes zusätzliche Zeit einräumen möchten. Am Ende der Unterbrechung wird automatisch wieder mit der Abrechnung der fälligen Beträge begonnen:

  • frei definierbarer Leistungs- und Artikelkatalog
  • frei definierbare Belegverwaltung für Einkaufs- und Verkaufsbelege
  • Material- und Lagerverwaltung mit Inventur und Chargenverwaltung
  • Verwaltung offener Posten und Mahnwesen
  • automatische Kontierung zur Buchungsübergabe
  • Übergabe an die Finanzbuchhaltung CareMan FibuNet – mit Bereitstellung von OP-Daten und automatischem Adressabgleich
  • Schnittstelle zu weiteren Finanzbuchhaltungssystemen
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Modul

Vertragsabrechnung

Ein echter Alleskönner: das universell einsetzbare Modul Sonderdienste. Mit ihm erledigen Sie die Rechnungslegung für alle Leistungen und Lieferungen, die nach der Formel „Menge x Preis“ abzurechnen sind, im Handumdrehen. Ob Erste Hilfe, Ausbildung, Menüdienst, Tagespflege, Vermietung und Verpachtung, Beiträge, betreutes Wohnen oder Schulgeld – die Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Fachbereichen sind nahezu unbegrenzt:

  • effektive Vertragsverwaltung mit Bankeinzug
  • Fälligkeitsüberwachung
  • Kostenträger-Splitting
  • frei definierbare Leistungskataloge
  • wahlweise Bankeinzug oder Rechnungsdruck
  • Übergabe an die Finanzbuchhaltung (z. B. CareMan FibuNet) mit automatischem Adressabgleich
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Modul

Ehrenamt

Bei der Abrechnung von Aufwandsentschädigungen und Vergütungen ehrenamtlicher Mitarbeiter bietet Ihnen das Modul Ehrenamt effektive Unterstützung:

  • Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
  • Entlastung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Übernahme erfasster Rückmeldedaten aus dem Modul Sanitätsdienst
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Modul

Fördermitglieder (Mitgliederverwaltung)

Bei dem Erweiterungsmodul CareMan Mitgliederverwaltung handelt es sich um ein Verwaltungs- und Abrechnungssystem speziell für Kreisverbände und Ortsvereine. Das Modul beinhaltet alle wichtigen Funktionen für die professionelle Verwaltung von Fördermitgliedern, so dass alle Informationen zu jedem einzelnen Mitglied auf einen Blick ersichtlich sind.

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  • Verwaltung der Stammdaten
  • monatliche, quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Berechnung der Beiträge
  • Erfassung von Sonder.- und Vertragsleistungen
  • Ermittlung der monatlichen Sollstellung und Erstellung der Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung
  • SEPA Mandatsverwaltung
  • Auswertungen und Statistiken (z. B. Planung der Einnahmen für zukünftige Beitragseinzüge etc.)
CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer
Modul

CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer

Kommunikation und Abrechnungsvorbereitung in einem – das ist CareMan mobile. Das erweiterte Modul bietet Ihnen jetzt nicht nur alle Vorteile einer direkten Kommunikation zwischen Fahrzeug und Leitstelle, sondern sorgt auch für lückenlose Datensätze bei der Abrechnung. Direkt aus CareMan Office senden Sie Auftragsdaten und Nachrichten an das Android-Smartphone Ihres Fahrers. Dort angekommen, hat der Fahrer Zugriff auf sämtliche Auftragsdaten – auch auf alle abrechnungsrelevanten Daten, die er ergänzen und korrigieren kann. Und auch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) garantiert saubere Daten und reduziert somit Nacharbeit und Rückläufer:

  • Übermittlung von Einsatzdaten an das Fahrzeug
  • Daten erfassen, bearbeiten und an CareMan Office übermitteln
  • Auslesen der eGK und Zuordnung zum Datensatz
  • Statusmeldungen, Sprechwünsche und Pausenzeiten senden
  • GPS-Position übermitteln (Fahrzeugortung)
  • Navigation zur Start-/Zieladresse
  • Übertragung Unterschrift und Bilddateien
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Modul

WebOrder – Der schnellste Weg zum Auftrag

Ein besonderer Service für Ihre Kunden und eine deutliche Entlastung Ihrer Telefonzentrale: Mit WebOrder übermitteln Krankenhäuser, Arztpraxen, Altenheime und viele andere Auftraggeber ihren Fahrwunsch einfach online an Sie. Die im Webbrowser (z. B. Internet Explorer) eingegebenen Wünsche werden direkt in die Disposition übernommen – das spart Zeit und Arbeit:

  • schnelle Übermittlung von Fahraufträgen via Internet
  • automatische Überwachung des Auftragseingangs und ­Information Ihres Disponenten
  • direkte Auftragsübernahme in die Disposition
  • Statusmeldung an den Auftraggeber
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CareMan mobile – Der direkte Draht zu Ihrem Fahrer
Modul

Reha-Transporte – Mehr Übersicht, bessere Planung

Da sich Fahrgäste und deren Behandlungszeiten häufig täglich ändern, kann bei der Organisation von Transporten von und zu Reha-Einrichtungen – anders als im Linienverkehr – meist kein fester Tourenplan definiert werden. Zudem werden konkrete Informationen oft erst am Vorabend übermittelt.

Mit dem Modul Reha-Transporte ist es dennoch besonders einfach, Tagestouren bei täglich wechselnden Fahrgästen und Uhrzeiten schnell und komfortabel zu planen:

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  • Der integrierte Tourengenerator erstellt für Sie automatisch Tagestouren für die jeweiligen Fahrzeuge, zu festgelegten Zielorten und zu definierten Uhrzeiten.
  • Übersichtliche Bildschirmdialoge helfen Ihnen, die einzelnen Fahrgäste den jeweiligen Touren zuzuordnen.
  • GeoSystem ermittelt Zeiten und Entfernungen und optimiert die Touren für Sie.
  • Verspätungen und Überschreitungen von Warte- oder Fahrzeiten werden in der Tourenplanung rechtzeitig erkannt.
  • Für die bequeme Abrechnung definiert CareMan einzelne Rechnungsstapel je Kostenträger, die Sie nach Kilometern, Fahrzeiten oder Pauschalen abrechnen können.
Modul

Sanitätsdienst – Neue Aufgaben, neue Lösungen

Auf der Grundlage der Maurer-Tabelle oder frei definierbarer Leistungen sowie einer detaillierten Beschreibung der anstehenden Veranstaltung, planen Sie Ihren Einsatz in wenigen Schritten. Bei der Kalkulation Ihres Angebots unterstützt Sie das Modul ebenso wie bei der Rechnungslegung:

  • Kalkulation auf Basis der Maurer-Tabelle und/oder freier Leistungen
  • Angebotserstellung
  • Disposition der Einsatzmittel und -kräfte
  • Übergabe erfasster Rückmeldedaten bei Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter an das Modul Ehrenamt
  • Weiterleitung vorgeplanter Einsatzmittel an die Disposition
  • Statistiken und Auswertungen
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Sanitätsdienst – Neue Aufgaben, neue Lösungen

Als Ihr persönlicher Ansprechpartner bin ich gern für Sie da.

Sie haben Fragen zu unseren Produkten oder Dienstleistungen? Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.

Thorsten von der Fecht

Vertriebsleiter Transport & Rettungdienst

0201 32068-534


t.vonderfecht@optadata-gruppe.de